حين لا تصل فاتورتك إلى منصة فاتورة، أول قرار تتخذه هو الأهم — وأكثر المنشآت تخطئ فيه. فهي تفترض أن الفاتورة مرفوضة، فتبدأ بتعديل بيانات سليمة وإصدار إشعارات دائنة لا لزوم لها، والمشكلة لم تكن في الفاتورة أصلًا.
الفرق بسيط وحاسم: الفاتورة المرفوضة وصلت وردّت عليها الهيئة بكود خطأ. والفاتورة التي لم تصل لم يصلها ردّ إطلاقًا. لا قبول ولا رفض ولا كود. وهذا المقال عن الحالة الثانية.
أربع حالات تبدو واحدة
«الفاتورة ما انرسلت» عبارة تُقال في أربع مواقف مختلفة، ولكل واحد علاج مختلف. حدّد موقفك أولًا:
| ما تراه | ما حدث فعلًا | ما تفعله |
|---|---|---|
| ردّ من الهيئة فيه كود مثل BR-KSA-… | رفض — وصلت وفُحصت ولم تُقبل | صحّح الحقل وأعد الإرسال — كيف تقرأ سبب الرفض |
| لا ردّ · انتهاء المهلة · خطأ اتصال | انقطاع من طرفك أو من المنصة | أبلغ بالتعطّل، واحفظ الطابور، وأرسل عند العودة |
| كان يعمل ثم توقّف القبول فجأة | شهادة منتهية — ليست عطلًا | جدّد الشهادة برمز جديد من البوابة |
| لا شيء يظهر — تظنها أُرسلت | فشل صامت | تحقّق من حالة كل فاتورة لا من غياب رسالة الخطأ |
الحالة الأولى ليست موضوعنا وقد أفردنا لها مقالًا كاملًا. والثلاث الباقية هي ما نعالجه هنا.
هل تتوقف عن البيع؟ نوع الفاتورة يحسم ذلك
هذه أهم نقطة عملية في الموضوع كله، ولا تزال مجهولة عند كثيرين — لأن النظام يعامل نوعي الفاتورة معاملتين مختلفتين تمامًا أثناء الانقطاع:
- الفاتورة المبسطة (بيع لأفراد): تُصدَر وتُسلَّم للعميل فورًا، ويكفي أن تصل الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها. أي أن الانقطاع لا يوقف بيعك — تواصل الإصدار والتسليم، ويبقى أمامك يوم كامل لإيصالها.
- الفاتورة الضريبية (بيع لمنشأة): تحتاج إجازة من الهيئة قبل أن تشاركها مع المشتري. والانقطاع هنا يعني فعليًا أنك لا تستطيع إتمام المعاملة نظاميًا حتى تعود الخدمة.
لهذا يكون انقطاع ساعتين في مقهى أمرًا هيّنًا، ويكون انقطاع ساعتين في شركة مقاولات مشكلة تُوقف تسليم مستند. والتفصيل الكامل للفرق في الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة.
بلاغ التعطّل: التزام رسمي قليل من يعرفه
هذه هي الخطوة التي تُغفل غالبًا. الهيئة لا تكتفي بأن تُصلح عطلك، بل توجب عليك إبلاغها به. وقد خصّصت لذلك خدمة «الإبلاغ عن الأعطال» في قسم الفوترة الإلكترونية، تُدخل فيها الرقم المميز للمنشأة.
وما توجبه الهيئة عند حدوث عطل أو حادث أو ظرف طارئ يمنع إصدار الفواتير أو إرسالها:
- تواصل فورًا مع مزوّد الحل والفريق التقني، واحتفظ بدليل المراسلة — رسالة بريد أو تذكرة دعم بتاريخها.
- أبلغ الهيئة فورًا بالعطل عبر خدمة الإبلاغ عن الأعطال.
- أبلغها مرة أخرى عند الإصلاح، واستأنف الإصدار.
- أصدر وأرسل فواتير كل المعاملات التي تمت خلال فترة الانقطاع.
والنقطة الجوهرية: التوثيق ليس إجراءً شكليًا. سجلّ يبيّن متى بدأ العطل ومتى أُبلغت عنه ومتى انتهى هو الفرق بين انقطاع موثَّق خارج إرادتك وبين فترة صمت غير مفسَّرة في سجلّك عند الهيئة. أما ما يترتب على الإخلال بالالتزامات فمشروح في غرامات الفوترة الإلكترونية.
أثناء الانقطاع: ماذا تفعل عمليًا
- لا توقف الإصدار. استمر في إصدار الفواتير محليًا — المعاملة تمت والمستند واجب.
- حدّد مصدر العطل. جرّب من اتصال آخر وجهاز آخر: نجاحه يعني أن المشكلة عندك، وفشله من كل مكان يرجّح أنها من المنصة.
- وثّق كل شيء. وقت البدء، نص رسالة الخطأ، ولقطة الشاشة.
- أبلغ الهيئة ولا تؤجّل البلاغ إلى ما بعد الإصلاح.
- راقب مهلة الـ24 ساعة لكل فاتورة مبسطة — المهلة تبدأ من لحظة الإصدار، لا من لحظة عودة الخدمة.
عند عودة الخدمة: الفخ الذي يُرفض عنده الطابور
هنا يقع خطأ تقني يفاجئ كثيرًا من الأنظمة. كل فاتورة في المرحلة الثانية تحمل شيئين يربطانها بما قبلها:
- عدّاد متسلسل (ICV) يزيد واحدًا مع كل فاتورة.
- بصمة الفاتورة السابقة (PIH) — أي أن كل فاتورة توقّع على سابقتها.
فإذا تراكم عندك عشرون فاتورة أثناء الانقطاع ثم أرسلتها بترتيب مختلط — أو أرسلت بعضها وتخطيت واحدة — صارت فاتورة تشير إلى بصمة ليست بصمة سابقتها، فتُرفض السلسلة من نقطة الكسر. راجع BR-KSA-26 وBR-KSA-61.
القاعدة: أرسل المتأخرات بالترتيب الذي صدرت به تمامًا، وتوقّف عند أول فشل بدل أن تتخطاه. والنظام الذي يحفظ الطابور مرتبًا ويرسله بالتسلسل يجعل هذا غير مرئي لك.
العطل الصامت: الشهادة المنتهية
أخطر الحالات ليست الانقطاع المفاجئ، بل انتهاء صلاحية شهادة الإنتاج. لا يظهر عطل ولا تتوقف شاشة، لكن فواتيرك تكفّ عن الوصول — وقد تكتشف ذلك بعد أسابيع.
وهذه ليست حالة تُعالَج ببلاغ تعطّل، بل بتجديد الشهادة برمز تحقق جديد من بوابة فاتورة كما في إصدار رمز التحقق (OTP). والوقاية منها بسيطة: لا تفترض أن غياب رسالة الخطأ يعني النجاح، بل تحقّق من حالة كل فاتورة بنفسها.
وللتأكد العملي من فاتورة بعينها، ارفعها إلى قارئ رمز QR: ظهور بصمة الفاتورة والتوقيع الرقمي يعني أنها صدرت بمسار المرحلة الثانية فعلًا.
كيف يقلّل نظامك من أثر الانقطاع
لا يمنع أي حل انقطاع الخدمة، لكن الفرق بين نظام وآخر هو ما يحدث بعده. في ZATCA Tools تُحفظ نسخة XML الموقّعة لكل فاتورة، ويظهر سبب أي فشل بكوده الرسمي وبجانبه رابط خطوات التصحيح، ولك مرجع 135 كود خطأ بنص الرسالة الرسمي. وطلبات المتاجر التي تفشل لسبب عابر تُعاد محاولتها تلقائيًا داخل نافذة الأربع والعشرين ساعة.
وللصورة الكاملة عن التزامات المرحلة الثانية: دليلك الكامل للمرحلة الثانية.
المرجع الرسمي
خدمة الإبلاغ عن الأعطال والالتزامات المرتبطة بها تصدر عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وقد تُحدَّث. اعتبر هذا المقال شرحًا عمليًا، وارجع إلى zatca.gov.sa — قسم الفوترة الإلكترونية ثم «الإبلاغ عن الأعطال» — للإجراء النافذ وقت حاجتك إليه.