كيف تصدر إشعارًا دائنًا للفاتورة الإلكترونية: خطوة بخطوة

الفاتورة الإلكترونية لا تُحذف ولا تُعدَّل بعد إرسالها للهيئة. التصحيح يحدث بمستند جديد: إشعار دائن إن كان المبلغ ينقص، ومدين إن كان يزيد. وهو مستند إلكتروني كامل — يُوقَّع رقميًا، ويأخذ رقم عدّاد جديدًا، ويدخل في سلسلة البصمات، ويُرسل للهيئة كالفاتورة. الخطوات كلها أدناه.

دائن أم مدين؟ قرار من سؤال واحد

السؤال: هل المبلغ المستحق على العميل ينقص أم يزيد؟

وللفرق الكامل بين النوعين وأثرهما المحاسبي راجع إشعار الدائن وإشعار المدين: الفرق والمتطلبات.

ما يجب أن يحتويه الإشعار نظامًا

1. نوع المستند الصحيح — 381 للدائن و383 للمدين. لا توجد قيمة ثالثة للإلغاء. راجع BR-KSA-05.
2. مرجع الفاتورة الأصلية — رقم الفاتورة كما صدر، في الحقل BT-25، إلزامي. راجع BR-KSA-56.
3. سبب الإصدار — نص إلزامي: «إرجاع بضاعة»، «إلغاء فاتورة صدرت بالخطأ»، «خصم متفق عليه بعد الإصدار».
4. قيمة عدّاد جديدة وبصمة الفاتورة السابقة — يبنيها النظام. راجع BR-KSA-33 وBR-KSA-26.
5. توقيع رقمي ورمز QR — كالفاتورة تمامًا.

الخطوات

1. حدّد الفاتورة الأصلية ورقمها كما صدر

الرقم المطلوب هو رقم الفاتورة الذي سلّمته للعميل، لا معرّفها الداخلي في نظامك ولا قيمة العدّاد. إن أخذت الرقم الخطأ فقد قُبل الإشعار وأشار إلى مستند غير موجود — وهذا خطأ لا يُكتشف إلا في مراجعة.

2. اختر النوع واكتب السبب

النوع من الجدول أعلاه. والسبب يُكتب لقارئ بشري: مراجع الهيئة، ومحاسبك بعد سنة، وعميلك الذي سيسأل عن مبلغ نقص من حسابه. «تصحيح» ليست سببًا.

3. أدرج البنود المصححة

في الإلغاء الكامل: كل بنود الفاتورة بكامل كمياتها. وفي الإرجاع الجزئي: البنود المرتجعة فقط بكمياتها الفعلية. الضريبة تُحتسب على قيمة الإشعار لا على الفاتورة الأصلية — إشعار بقيمة 100 ريال قبل الضريبة يحمل 15 ريالًا ضريبة، أيًّا كان إجمالي الفاتورة الأصلية.

4. وقّع وأرسل

مسار الإرسال يتبع الفاتورة الأصلية لا الإشعار:

• الفاتورة الأصلية ضريبية ← الإشعار يحتاج إجازة من الهيئة قبل تسليمه للعميل.
• الفاتورة الأصلية مبسطة ← الإشعار يُبلَّغ خلال 24 ساعة من إصداره.

وللفرق بين المسارين راجع الفرق بين الفاتورة الضريبية والمبسطة.

5. سلّم النسخة واحفظ رد الهيئة

العميل يحتاج الإشعار ليعدّل ضريبة المدخلات التي خصمها. واحفظ رد الهيئة — هو إثباتك أن الإشعار وصل، ولا يكفي أن الطباعة نجحت. وللتأكد أن الإشعار موقّع فعلًا، افحص رمزه بـقارئ رمز QR: إن ظهرت البصمة والتوقيع والمفتاح العام فهو مستند مرحلة ثانية سليم.

خمسة أخطاء تُرفض بسببها الإشعارات

1. إشعار بلا مرجع للفاتورة. «تسوية» مستقلة لا وجود لها نظامًا — BR-KSA-56.
2. رقم الفاتورة مكتوب في نص السبب بدل حقل المرجع. مقروء للبشر، غير موجود للهيئة.
3. إشعار واحد لعدة فواتير فيُترك المرجع فارغًا. ثلاث فواتير تعني ثلاثة إشعارات.
4. إعادة استخدام رقم عدّاد الفاتورة الملغاة. الرقم يُستهلك بمجرد استخدامه، والإشعار يأخذ الذي بعده.
5. عدم إرسال الإشعار للهيئة لأنه «مجرد تصحيح داخلي». الإشعار غير المبلَّغ يتركك في وضع أسوأ من عدم إصداره: فاتورتك مسجّلة بقيمتها الكاملة وما يخفّضها غير موجود.

وإن رُفض إشعارك ووصلك كود، فـمرجع أكواد أخطاء ZATCA يشرح 135 كودًا بنص الرسالة الرسمي وخطوات تصحيح كل واحد.

الأثر على الإقرار والدفتر

إشعار الدائن يُخفّض ضريبة المخرجات في الفترة التي صدر فيها الإشعار، لا في فترة الفاتورة الأصلية. فإذا صدرت الفاتورة في مارس وصدر الإشعار في مايو، فالتخفيض يقع في إقرار مايو.

ولهذا يُفضَّل إصدار الإشعار في نفس الفترة التي وقع فيها الحدث كلما أمكن — فالتأجيل ينقل الأثر إلى إقرار لاحق ويجعل مطابقة الدفتر بالإقرارات أصعب. راجع لائحة ضريبة القيمة المضافة على zatca.gov.sa للتفاصيل النافذة.

في ZATCA Tools

الإشعار ينشأ من الفاتورة نفسها لا من صفحة فارغة: افتح الفاتورة، اختر «إشعار دائن» أو «إشعار مدين»، تُسحب البنود فتعدّل الكميات أو تختار الإلغاء الكامل، اكتب السبب، ثم إصدار.

ومرجع الفاتورة وقيمة العدّاد والبصمة والتوقيع ومسار الإرسال الصحيح تُملأ عنك — ولا يمكن إصدار إشعار معلّق بلا فاتورة، وهو أشيع سبب رفض في القائمة أعلاه. ابدأ مجانًا.