في المقاولات تسبق الفاتورةَ ورقةٌ أخرى اسمها المستخلص، ولأنها هي التي يُناقش المالك عليها ويوقّعها الاستشاري، يظنّ كثير من المقاولين أنها هي الفاتورة. ليست كذلك. المستخلص يُثبت الإنجاز، والفاتورة الإلكترونية تُثبت الدين — والثانية وحدها هي التي تُوقَّع وتُرسل إلى الهيئة. وهذا الخلط هو ما يجعل مقاولًا يُصدر لدفعة بمئات الآلاف فاتورةً «مبسّطة» لأن عميله واحد، بينما القاعدة على العكس تمامًا.
نوع الفاتورة يحدّده المشتري لا المبلغ ولا عدد العملاء
الفاتورة الإلكترونية نوعان، والفرق مشروح بالتفصيل في مقال الفاتورة الضريبية والمبسّطة. ما يهمّ المقاول منه سطران:
- المالك منشأة مسجّلة في الضريبة (شركة، مؤسسة، جهة) ← فاتورة ضريبية كاملة: تحمل الرقم الضريبي للمالك وعنوانه، وتُرسل إلى الهيئة قبل تسليمها له لتعتمدها. والرقم الضريبي المكتوب بصيغة خاطئة يرفضها — راجع BR-KSA-44.
- المالك فرد يبني بيته ← فاتورة مبسّطة تُبلَّغ إلى الهيئة خلال أربع وعشرين ساعة، ولو كانت بمبلغ كبير.
فالسؤال الوحيد قبل كل فاتورة مستخلص: هل للمالك رقم ضريبي؟ إن كان نعم فهي ضريبية كاملة، وتُعتمد قبل التسليم.
دورة الدفعة الواحدة
- يُرفع المستخلص بنسبة الإنجاز والكميات، ويعتمده الاستشاري أو المالك. لا شيء يذهب إلى الهيئة هنا.
- تُصدر الفاتورة الضريبية بقيمة الدفعة المعتمدة: بند لكل عمل أو كمية معتمدة، ثم الضريبة 15%. وإن سبقتها دفعة مقدّمة فلخصمها طريقة خاصة مشروحة أدناه. تُوقَّع وتُرسل إلى الهيئة وتعود معتمدة في ثوانٍ، ثم تُسلَّم للمالك PDF مع رمز QR.
- يُقبض المبلغ — كاملًا أو ناقصًا المحتجز — ويُثبت بسند قبض يُخصم من رصيد الفاتورة. سند القبض لا يذهب إلى الهيئة؛ هو مستندك أنت.
وتتكرّر الدورة مع كل مستخلص. رقم المستخلص يُذكر في وصف البنود أو في ملاحظات الفاتورة حتى تتطابق دفاترك مع دفاتر المالك، لكن رقم الفاتورة نفسه متسلسل لا يتبع أرقام المستخلصات.
الحالات التي تُربك الجميع
الدفعة المقدّمة
تُفوتر حين تُستحق أو تُقبض بفاتورة ضريبية مستقلة، والإرشادات التفصيلية للفوترة الإلكترونية تجعل نوعها 386 — فاتورة دفعة مقدّمة — لا الفاتورة العادية. ثم يُخصم نصيب كل مستخلص منها داخل فاتورة المستخلص نفسها بحقول مخصّصة: مرجع فاتورة الدفعة المقدّمة وتاريخها، والمبلغ المخصوم شاملًا الضريبة مفصّلًا حسب الفئة الضريبية — فلا تُحتسب الضريبة مرتين ولا يبدو المستخلص أكبر من قيمته. أنواع المستندات الأربعة هنا.
وZATCA Tools يُصدر فاتورة 386 وحقول الخصم معًا: تصدر «فاتورة دفعة مقدمة» يوم تقبض المقدّم، ثم تختارها في فاتورة المستخلص فتُخصم منه. وتذكر الفاتورة المستخلص كاملًا وضريبته، والمقدّم المخصوم ورقمه، والمستحق الباقي. ويجوز أن يُخصم المقدّم على أكثر من مستخلص حتى ينتهي.
الغرامات والبنود المرفوضة بعد الإصدار
الفاتورة الصادرة لا تُعدَّل ولا تُحذف. ما نقص يُعالَج بـإشعار دائن يشير إلى رقم الفاتورة ويحمل سبب التخفيض، ويُرسل إلى الهيئة مثلها. وما زاد — أعمال إضافية اعتُمدت بعد الإصدار — إشعار مدين أو فاتورة جديدة بحسب ما اتُّفق. الفرق بينهما هنا.
المحتجزات
المحتجز مبلغ مستحق مؤجَّل الصرف، لا خصم. الشائع أن تُفوتر كامل المستحق ويبقى المحتجز رصيدًا غير مسدّد في الفاتورة يُسوَّى بسند قبض عند صرفه. وإن نصّ العقد على أن المحتجز لا يُستحق إلا عند التسليم النهائي فيُفوتر عند استحقاقه. القاعدة الوحيدة: مبلغ واحد، فاتورة واحدة.
الباطن
مقاول الباطن يُصدر لك فاتورة ضريبية كاملة برقمك الضريبي — فأنت المشتري هنا — وتُخصم ضريبتها في إقرارك. وفواتيرك أنت للمالك مستقلة عنها تمامًا؛ لا تُمرَّر فاتورة الباطن إلى المالك.
ما تحتاجه لتفعل هذا من دون برنامج محاسبة
لا شيء ممّا سبق يحتاج نظام محاسبة — الهيئة تطلب ثلاثة أشياء تقنية في كل فاتورة، وبرنامج المحاسبة قرار إدارة لا امتثال. تحتاج: بيانات منشأتك وعنوانك الوطني، ورمز تفعيل واحدًا من بوابة فاتورة، وبطاقة عميل لكل مالك فيها رقمه الضريبي وعنوانه (تُحفظ مرة وتُستخدم في كل مستخلص). ثم كل دفعة: بنود وإصدار. وإن رُفضت فاتورة يومًا فالسبب حقل، ومرجع الأكواد يشرحه — ومن الأشيع في المقاولات رقم ضريبي للمالك بصيغة خاطئة (BR-KSA-44) فيرفض الفاتورة، ورمز بريدي للمالك ليس خمسة أرقام (BR-KSA-67) فتُقبل الفاتورة مع تحذير.
ابدأ من حسابك؛ أسبوع مجانًا بدون دفع من يوم ربط منشأتك، ثم بأسعار منافسة جدًا: 49 ريالًا شهريًا لباقة النمو و149 لباقة الأعمال، في نظام سلس وسريع يُصدر الفاتورة ويرسلها للهيئة في ثوانٍ. والمستخلص الأول يستغرق أقل من وقت طباعته.