فوترة الفعاليات والمعارض: الدفعة المقدّمة، الدفعات، وتغيّر نطاق العمل

في تنظيم الفعاليات يُوقَّع العقد قبل يوم الافتتاح بشهور، وتصرف جزءًا كبيرًا من قيمته على مورّدين — إيجار مساحة، مقاولي تجهيز، مطبعة، ضيافة — قبل أن يصل ريال واحد من العميل. ثم يأتي التاريخ ولا يتأجل. المشكلة في هذا النوع من العمل ليست في شكل الفاتورة، بل في موعدها: على أي دفعة تُصدر، ومتى تُستحق ضريبتها، وماذا تفعل حين يزيد العميل جناحين قبل أسبوع من الافتتاح، أو يُلغي الفعالية بعد أن صدرت فاتورة المقدّم.

عميلك جهة أو شركة، فالفاتورة ضريبية كاملة

معارض الشركات والمؤتمرات والفعاليات المؤسسية يشتريها في الغالب مشترٍ منشأة: شركة أو جهة. وهذا يحسم نوع المستند: فاتورة ضريبية كاملة تحمل الرقم الضريبي للمشتري وعنوانه، وتذهب إلى منصة Fatoora فتُجاز قبل أن تسلّمها له. وليست فاتورة مبسّطة تُبلَّغ خلال أربع وعشرين ساعة، لأن المشتري المسجّل لا يخصم ضريبة مدخلاته بمستند مبسّط — الفرق كاملًا في الفاتورة الضريبية والمبسّطة. وعمليًا: إن كان المشتري مسجّلًا في الضريبة فرقمه الضريبي وعنوانه من بيانات هذا المستند، ورقم ضريبي مكتوب خطأ — أقلّ من خمسة عشر خانة، أو لا يبدأ بالرقم 3 وينتهي به — يرفض الفاتورة (BR-KSA-44)، بينما نقص أصغر مثل رمز بريدي غير مكتمل في عنوان المشتري يعود تنبيهًا مع القبول لا رفضًا (BR-KSA-67). فاحفظ بيانات العميل مرة واحدة في بطاقته بدل إعادة كتابتها مع كل دفعة.

العميل جهة حكومية بلا رقم ضريبي

كثير من المعارض والمؤتمرات تنظمها جهات حكومية، وبعضها لا يحمل رقمًا ضريبيًا. ومستندها يبقى فاتورة ضريبية، تعرّفها فيها برقمها الموحد 700 مع نوعه في خانة معرّف المشتري، لا في خانة الرقم الضريبي، كما تشترط BR-KSA-14. والشركة غير المسجّلة تعرّفها بسجلها التجاري مع نوعه CRN. والرقم يُكتب أرقامًا فقط، فشرطة أو مسافة داخله تُسقط القاعدة وإن كان صحيحًا. وقبل الإصدار افحص شكله بأداة فحص الرقم.

عرض السعر التفصيلي، ثم التوقيع

عرض سعر الفعالية طويل بطبعه: مساحة، تصميم وتنفيذ أجنحة، شاشات وصوت، مطبوعات، ضيافة، طاقم تشغيل ليوم أو ثلاثة. وهو مستند تجاري لا ضريبي: لا يُرسل إلى الهيئة، ولا يحمل رمز QR، ولا يدخل سلسلة الفواتير. ضع له تاريخ صلاحية — أسعار المساحات والمورّدين قد تتغيّر قبل أن يوقّع العميل — ورقّمه في سلسلة مستقلة. التفصيل في عرض السعر ومتى يتحول إلى فاتورة ضريبية.

الخطأ المكلف هنا أن تُصدر فاتورة ضريبية وقت إرسال العرض «لتثبيت السعر». الفاتورة حين تصدر تُجاز وتدخل السلسلة وتُستحق ضريبتها، ولو لم يوقّع العميل أصلًا. القبول هو الحد: قبله عرض، وبعده فاتورة.

الدفعة المقدّمة تُستحق ضريبتها يوم تُقبض

هذه أكثر نقطة تُخطئ فيها مؤسسات الفعاليات. الضريبة تُستحق عند الأسبق من ثلاثة: تقديم الخدمة، أو إصدار الفاتورة، أو قبض المبلغ. الفعالية بعد أربعة أشهر، لكن المقدّم دخل حسابك اليوم — فالأسبق هو الدفع، والضريبة استُحقت اليوم لا في يوم الافتتاح.

عمليًا: عند التوقيع تُصدر فاتورة ضريبية بقيمة الدفعة المقدّمة وحدها، ويقول وصف سطرها بوضوح إنها دفعة مقدّمة عن فعالية بعينها بتاريخها ورقم عقدها. هذا يحمي أمرين: إقرارك من مبلغ استُحقت ضريبته ولم يُدرج، وعميلك من دفع مبلغ لا يملك عنه مستندًا يخصم به ضريبة مدخلاته.

وانتبه لفرق دقيق: الإرشادات التفصيلية للفوترة الإلكترونية تجعل لفاتورة الدفعة المقدّمة نوعًا خاصًا — 386 — تخصمها لاحقًا فاتورة الفعالية الكاملة بحقول مخصّصة تشير إليها. أما إن كان عقدك دفعات مستقلة تغطي كل واحدة جزءًا من قيمة العقد، ففاتورة كل دفعة بقيمتها ولا يبقى ما يُخصم. وZATCA Tools يُصدر النوع 386 وحقول الخصم: «فاتورة دفعة مقدمة» يوم القبض، ثم تختارها في فاتورة الفعالية فتُخصم منها، وتذكر الفاتورة الفعالية كاملة وضريبتها، والمخصوم، والمستحق الباقي.

فاتورة لكل دفعة أم فاتورة واحدة بالكامل؟

السؤال حقيقي، والجواب يعتمد على جدول الدفعات في عقدك. الفارق العملي:

الفاتورة لكل دفعة أقرب لواقع التنفيذ، ولا تُضيف عبئًا لأن الضريبة تُستحق مع القبض على أي حال. القاعدة الوحيدة الصارمة: لا تخلط الطريقتين في مشروع واحد، ولا يُفوتر المبلغ نفسه مرتين. ومبدأ الدفعات هذا هو نفسه الذي يعمل به المقاولون، وقد شُرح بمثاله في فاتورة المستخلص للمقاولين.

بنود الفعالية تُكتب كما هي

الفاتورة التي تحمل سطرًا واحدًا مكتوبًا فيه «تنظيم فعالية» تُربك مراجع الحسابات لدى العميل وتؤخّر اعتمادها. اجعل لكل مكوّن سطره ووصفه:

وإن منحت العميل خصمًا على مكوّن بعينه — جناح إضافي مثلًا — فاجعله خصمًا على ذلك السطر يُخفّض سعر وحدته، لا خصمًا على إجمالي الفاتورة، حتى تبقى قيمة كل بند مقروءة كما اتُّفق عليها. وما تشتريه من مورّدين باسمك ثم تبيعه ضمن الحزمة يظهر أسطرًا عادية في فاتورتك — فأنت البائع فيها. فاتورة المورّد لك مستند مستقل باسمك أنت، لا يُمرَّر إلى العميل.

تغيّر نطاق العمل بعد التوقيع

يحدث دائمًا: يزيد جناح، أو تُلغى ورشة، أو ينخفض عدد الحضور فتقلّ الضيافة. القاعدة أن الفاتورة الصادرة لا تُعدَّل ولا تُحذف، لأنها أُجيزت ودخلت السلسلة:

• زيادة على دفعة صدرت فاتورتها ← إشعار مدين (383) بقيمة الزيادة.
• نقص أو بند أُلغي ← إشعار دائن (381) بقيمة النقص.
• كلاهما يحمل سبب الإصدار — وغيابه وحده يرفض المستند (BR-KSA-17) — ومرجعًا إلى رقم الفاتورة الأصلية، ويُوقَّع ويُرسل إلى الهيئة مثل الفاتورة تمامًا. الفرق بين الإشعارين في الإشعار الدائن والمدين، والخطوات العملية في كيف تصدر إشعارًا دائنًا.

وإن كان التغيير يخص دفعة لم تُفوتر بعد فلا تحتاج إشعارًا أصلًا: أدرجه بندًا في فاتورة تلك الدفعة. الإشعار للماضي، والبند للمستقبل.

الإلغاء بعد الإصدار

إن أُلغيت الفعالية بعد أن صدرت فواتير، فما لن يُحصَّل يُعالج بإشعار دائن يحمل سبب الإلغاء ومرجع الفاتورة. أما المبلغ الذي يبقى لك بموجب شرط عدم الاسترداد فالفاتورة عليه صحيحة ولا تُلغى. وتكييف هذا المبلغ ضريبيًا — أهو مقابل خدمة أم تعويض عن ضرر — سؤال لعقدك ولمحاسبك، والجواب فيه يختلف من عقد لآخر.

ما تحتاجه عمليًا

لا شيء ممّا سبق يحتاج نظام محاسبة كامل — ما تطلبه الهيئة تقني في الفاتورة نفسها، وما عداه قرار إدارة. تحتاج بيانات منشأتك وعنوانك الوطني، ورمز تفعيل واحدًا من بوابة Fatoora، وبطاقة لكل عميل فيها رقمه الضريبي وعنوانه. في ZATCA Tools يُبنى عرض السعر بترقيم QT- وتاريخ صلاحية ورابط يقبله المشتري، ثم يتحول بضغطة إلى مسودة فاتورة عند التوقيع؛ وكل دفعة تُقبض تُثبت بسند قبض بترقيم RV- فتظهر الفاتورة مسدّدة أو مسدّدة جزئيًا أو غير مسدّدة، ويُظهر كشف حساب العميل ما بقي على كل مشروع. وإن رُفضت فاتورة يومًا فالسبب حقل، ومرجع أكواد الرفض يشرحه.

ابدأ من حسابك؛ أسبوع مجانًا بدون دفع من يوم ربط منشأتك، ثم بأسعار منافسة جدًا: 49 ريالًا شهريًا لباقة النمو و149 لباقة الأعمال، في نظام سلس وسريع يُصدر الفاتورة ويرسلها للهيئة في ثوانٍ.