صباح في عيادة أسنان: ثلاثون موعدًا في الجدول، ونصفهم يدفع بالبطاقة عند الكاونتر ويمضي، ونصفهم يحمل موافقة تأمين فيدفع نسبة التحمّل فقط ويُحمَّل الباقي على الشركة. وفي آخر الشهر يُجمَع ملف المطالبات ويُرسل. مساران في يوم واحد، ومستنداهما مختلفان — والخطأ الذي يُكلّف هو معاملة المسارين بمستند واحد.
زيارتان في العيادة، مستندان مختلفان
نوع المستند تحدّده صفة المشتري لا قيمة الزيارة، والفرق مشروح هنا. فالمراجع الذي يدفع لنفسه نقدًا أو ببطاقة مستنده فاتورة مبسّطة: تُسلَّم له فورًا وتُبلَّغ إلى الهيئة خلال أربع وعشرين ساعة، ولا تحمل رقمًا ضريبيًا للمشتري. أمّا شركة التأمين، أو الشركة التي تعاقدت على فحوص موظفيها، فمستندها فاتورة ضريبية كاملة تحمل رقمها الضريبي وعنوانها الوطني، وتذهب إلى منصة Fatoora فتُجاز قبل أن تُشارَك معها.
ولأن الإجازة تسبق المشاركة، فحقلان يستحقان الضبط مرة واحدة في بطاقة كل جهة تتعامل معها العيادة: رقمها الضريبي — خمس عشرة خانة تبدأ وتنتهي بالرقم 3، وإخلال صيغته يرفض الفاتورة (BR-KSA-44) — وعنوانها الوطني. أمّا نقص مكوّنات عنوان عيادتك أنت فيعود تنبيهًا مع قبول الفاتورة لا رفضًا (BR-KSA-09)، وخطره أنه يمرّ صامتًا شهورًا. اضبطه مرة واحدة.
التحمّل والمتبقي: مستندان لا مستند مقسوم
ما يدفعه المراجع عند الكاونتر وما يُحمَّل على شركة التأمين ليسا نصفَي ورقة واحدة: الأول مستند لمراجع يدفع الآن، والثاني مستند لشركة تُحاسَب آخر الشهر بكشف مطالبة. خذ زيارة بقيمة ستمائة ريال قبل الضريبة — استشارة بمائتين وحشو بأربعمائة — ونسبة تحمّل عشرين بالمائة:
| قبل الضريبة | ضريبة 15% | الإجمالي | المستند | |
|---|---|---|---|---|
| الزيارة كاملة | 600.00 | 90.00 | 690.00 | — |
| حصة المراجع (20%) | 120.00 | 18.00 | 138.00 | مبسّطة عند الكاونتر |
| حصة شركة التأمين (80%) | 480.00 | 72.00 | 552.00 | ضريبية باسم الشركة |
ولاحظ ما يريح موظف الاستقبال: ما دامت نسبة التحمّل نسبة مئوية، فقيمتها بالريال واحدة سواء حُسبت على الصافي أو على المبلغ شامل الضريبة — عشرون بالمائة من 690 هي 138 نفسها، لأن الضريبة تناسبية. أمّا التحمّل بمبلغ ثابت فلا يملك هذه الخاصية: خمسون ريالًا شاملة الضريبة تعني 43.48 قبل الضريبة و6.52 ضريبة، وخمسون ريالًا قبل الضريبة تعني أن المراجع يدفع 57.50 عند الكاونتر. الفرق سبعة ريالات ونصف في الزيارة الواحدة، وأربعون زيارة في اليوم تجعله ثلاثمائة ريال يوميًا في اتجاه واحد. فاحسم مع العقد هل المبلغ الثابت شامل أم لا، مرة واحدة، واكتبه في سعر الإجراء المحفوظ.
وأساس التقسيم نفسه — ما الذي يُحمَّل على الشركة وما الذي يبقى على المراجع — يحدّده عقدك مع شركة التأمين لا نموذج الفاتورة. وأي معاملة ضريبية خاصة بجزء دون جزء مسألة لمحاسب العيادة، لا يُقاس عليها من مقال.
الهوية الوطنية: القاعدة التي ترفض المستند
هذه أهم فقرة في الصفحة، وأكثرها استحقاقًا للتحفّظ. في قائمة رموز الإعفاء التي تنشرها الهيئة رمزان يخصّان هذا المجال وجاره: التعليم الخاص لمواطن، والرعاية الصحية الخاصة لمواطن. ومتى حمل المستند أحدهما صار معرّف المشتري إلزاميًا ونوعه الهوية الوطنية تحديدًا — لا إقامة ولا جواز ولا سجل تجاري — ودرجة هذه القاعدة خطأ: المستند الناقص لا يُقبل ولا يُسجَّل (BR-KSA-49). والأخطر أنها لا تستثني الفاتورة المبسّطة، وهي المستند الذي لا يحمل معرّف مشترٍ أصلًا في العادة — أي أن مستند الكاونتر نفسه يصير مطالَبًا بالهوية في هذه الحال. وإلى جانبها قاعدة أخرى درجتها تنبيه فقط: المستند المبسّط الذي يحمل أحد الرمزين يحمل اسم المشتري كذلك (BR-KSA-25).
وأمّا السؤال الذي يسبق كل هذا — هل خدمة عيادتك خاضعة أو صفرية أو معفاة، ولمن، ومن يتحمّل الضريبة — فلا نجيب عنه هنا ولا نلمّح إليه: مرجعه محاسب العيادة وما تنشره الهيئة على zatca.gov.sa، ويُحسم قبل أن تُضبط الإعدادات لا بعد أول رفض. الذي نملك قوله بيقين شيئان: ما دام الرمز في المستند فالهوية الوطنية معه، وهي عشرة أرقام تبدأ بـ1 تُدخَل متصلة بلا شرطات ولا مسافات؛ ومعرّف لا يطابق نوعه المصرَّح به يفتح بابًا لتنبيه آخر يعود مع القبول (BR-KSA-F-13).
المعاملة الضريبية تُضبط مرة واحدة للمنشأة
في ZATCA Tools تُسأل عن المعاملة الضريبية مرة واحدة على مستوى المنشأة في الإعدادات، ثم تُكتب على كل سطر في ملف XML لأن الهيئة تشترطها هناك. لا يوجد حقل معاملة ضريبية على سطر الفاتورة في الواجهة، وهذا قرار مقصود يصحّ لأغلب المنشآت — ويضيق على العيادة ذات السلة المختلطة. فإن كانت خدماتك لا تُعامَل معاملة واحدة، فالمسار هو واجهة REST حيث يحمل كل سطر معاملته، أو أن تفصل المستندات بحسب المعاملة. والفخ المعروف هنا مذكور في دليل القاعدة نفسه: عيادة تضبط الإعدادات مرة فتصفّر كل شيء، ثم تُصدر لمراجع لا معرّف له عندها أصلًا، فيُرفض المستند عند الباب.
العدد: ما تصدره العيادة في يوم يصدره المقاول في سنة
الفارق بين العيادة وأي منشأة خدمية أخرى كتبنا لها ليس نوع المستند بل عدده. مقاول يُصدر ثلاث مستخلصات في الشهر؛ عيادة بثلاثين موعدًا في اليوم تتجاوز خمسين مستندًا في يومين، وقد تتجاوزها في يوم واحد. وثلاثة أشياء تتغيّر بهذا العدد وحده:
- الإصدار لا يحتمل خطوات. أسعار الإجراءات تُحفظ أصنافًا مرة واحدة فتُختار بالاسم، وبطاقات شركات التأمين والشركات المتعاقدة تُحفظ عملاء برقمها الضريبي وعنوانها فلا تُكتب في كل مرة. والمستند الصادر يفتح كملف PDF عليه رمز QR، يُطبع للمراجع أو يُرسل إليه رابطه.
- الإصدار لا يقع دائمًا خلف الكاونتر. شاشة الاستقبال ليست المكان الوحيد؛ صفحات الإصدار تعمل من متصفح الجوال كذلك — تفصيله هنا — وهذا ما يخدم عيادة تُصدر من غرفة الطبيب أو من طاولة ثانية في الذروة.
- الباقة المجانية تُستهلك سريعًا. خمسون فاتورة عدد يوم أو يومين في عيادة عاملة، لا عدد شهر. قُلها لنفسك قبل أن تُفاجئك: الفترة المجانية عندنا تجربة كافية لتتأكد أن الربط والإصدار والإجازة تعمل عندك، لا خطة تشغيل لسنة.
إلغاء موعد أو استرجاع بعد الإصدار
ألغى المراجع موعده بعد أن صدرت فاتورته، أو أُلغي إجراء ورُدّ مبلغه، أو رفضت الشركة بندًا في المطالبة. الجواب واحد: إشعار دائن بقيمة ما يُسترجع. لا تعديل ولا حذف. والإشعار يلزمه شرطان يخلط بينهما كثيرون رغم اختلاف سلوكهما: سبب الإصدار نصًّا، وغيابه يرفض الإشعار (BR-KSA-17)؛ ومرجع الفاتورة الأصلية، الذي تشترطه القاعدة لكن غيابه يعود تنبيهًا مع قبول لا رفضًا (BR-KSA-56) — أي أن إشعارًا معلّقًا في الهواء قد يمرّ ثم لا يعرف أحد أي فاتورة خفّض. اكتب «إلغاء موعد 20 سبتمبر - حشو أسنان» لا «استرجاع». خطواته هنا، والفرق بين الإشعارين هنا.
فرع ثانٍ: جهاز مستقل لكل نقطة إصدار
المراكز الطبية تتوسّع بفتح فرع قبل أن تتوسّع بزيادة الكراسي، والقاعدة صارمة: لكل فرع جهازه وشهادته وعدّاده وسلسلة بصماته المستقلة. وإصدار فرعين من نقطة واحدة يجعل مستندين يتنازعان الموضع نفسه في السلسلة فيصير الترتيب لا يصف واقعًا. ولاحظ أن غياب بصمة الفاتورة السابقة يعود تنبيهًا مع قبول لا رفضًا (BR-KSA-61) — أي أن الخلل لا يوقف الإصدار اليوم، ويظهر يوم المراجعة.
ما لسنا: لا مواعيد ولا ملفات مراجعين ولا مطالبات
نقولها صريحة قبل أن تجرّب: لسنا نظام إدارة عيادات. لا سجلات مراجعين عندنا، ولا مواعيد، ولا ملفات مطالبات تأمينية، ولا مخزون مستهلكات، ولا دفتر أستاذ. ما نقدّمه طبقة امتثال: توقيع، ورمز QR، وسلسلة بصمات وعدّاد، وإجازة أو إبلاغ، وحفظ ملف XML الموقّع. ومن عنده نظام إدارة عيادات فالمسار الصحيح ألّا يستبدله: يُبقيه مصدر الحقيقة عن الزيارة، ويجعله يُصدر المستند من خلاله عبر واجهة REST. ومن ليس عنده نظام يُصدر من الواجهة مباشرة، ويتابع ما حُصّل من شركات التأمين بكشف حساب لكل جهة، ويثبت كل دفعة بسند قبض على الفاتورة نفسها لا بفاتورة ثانية تضاعف إيراده. والسند يُسجَّل على أي فاتورة صادرة من النوعين — فحتى مراجع خرج ولم يسدّد كاملًا يُثبت سداده لاحقًا على مستنده هو — ولا يُسجَّل على مسوّدة ولا على إشعار.
في ZATCA Tools هذا هو المسار كما هو: أصناف محفوظة بأسعار الإجراءات، وعملاء محفوظون برقم ضريبي وعنوان وطني، ولكل سطر وصفه وخصمه، ومسوّدة قبل الإصدار وعرض سعر قبلها، وإشعارات بسبب ومرجع، وسندات قبض وتقارير تُصدَّر CSV أو PDF، ولكل فرع جهازه وشهادته وسلسلته، وملف XML الموقّع محفوظ وقابل للتنزيل. الربط بمنصة Fatoora برمز OTP واحد في دقائق، وإن رُفض مستند فالسبب حقل لا لغز يشرحه مرجع الأكواد وهذا المقال. ابدأ من هنا — مجانًا لخمسين فاتورة أو ثلاثين يومًا من يوم ربط منشأتك، أيهما أقرب، ثم من 49 ريالًا شهريًا. والعيادة تتجاوز الخمسين بسرعة، فاحسبها على هذا الأساس لا على غيره.