شركة أنظمة الإنذار والإطفاء تعمل غالبًا ثلاثة أعمال مختلفة: مشروع تركيب لمبنى جديد يُدفع على مراحل، وعقد صيانة سنوي بأقساط شهرية أو ربع سنوية، وتعبئة طفايات وصيانتها لمحلات ومكاتب صغيرة. ولكل عمل منها فاتورته وتوقيتها، والخلط بينها هو أكثر ما يربك محاسب هذه الشركات.
مشروع التركيب: دفعة بعد دفعة
توريد وتركيب شبكة رشاشات أو نظام إنذار لمبنى يُدفع على مراحل، كالمقاولات تمامًا. والمستخلص ليس فاتورة: هو مستند فني يثبت الإنجاز، والفاتورة تصدر بعد اعتماده بقيمة الدفعة المستحقة. والمالك منشأة في الغالب، فمستنده فاتورة ضريبية تعتمدها الهيئة قبل أن تُسلَّم له. والتفصيل في فاتورة المستخلص للمقاولين.
عقد الصيانة: فاتورة لكل قسط
العقد السنوي وثيقة واحدة، لكن الهيئة ترى فاتورة لكل قسط. والضريبة تُستحق في الأسبق من استحقاق القسط أو إصدار فاتورته أو قبضه. وفي سطر الفاتورة رقم العقد والفترة التي يغطيها القسط. والطريقة الكاملة في عقد الصيانة الدوري والفوترة الإلكترونية.
مثال محسوب
عقد صيانة لأنظمة الإنذار والإطفاء في مجمع تجاري بقيمة 24,000 ريال في السنة، يُدفع على أربعة أقساط ربع سنوية. وفي زيارة الربع الأول استُبدلت ثلاثة كواشف دخان خارج العقد بسعر 150 ريالًا للكاشف:
| السطر | المبلغ قبل الضريبة |
|---|---|
| قسط الربع الأول من عقد الصيانة رقم 2026/14 (يناير إلى مارس) | 6,000.00 |
| استبدال 3 كواشف دخان × 150، خارج العقد | 450.00 |
| المجموع قبل الضريبة | 6,450.00 |
| ضريبة القيمة المضافة 15% | 967.50 |
| الإجمالي | 7,417.50 |
القسط وحده 6,000 وضريبته 900 أي 6,900، والكواشف 450 وضريبتها 67.50 أي 517.50. والسطر المنفصل للكواشف يجعل أي تصحيح لاحق على أحدهما واضحًا دون أن يمس الآخر.
تعبئة الطفايات للمحلات
محل يعبّئ 20 طفاية بسعر 35 ريالًا: 700 ريال وضريبتها 105، أي 805. والمحل منشأة، فمستنده فاتورة ضريبية. فإن كان مسجّلًا في الضريبة كتبت رقمه الضريبي، وإن لم يكن مسجّلًا عرّفته بسجله التجاري مع نوعه CRN في خانة معرّف المشتري، لا في خانة الرقم الضريبي (BR-KSA-14). أما الفرد الذي يشتري طفاية لبيته ويدفع على الكاونتر فمستنده فاتورة مبسطة تُبلَّغ للهيئة خلال أربع وعشرين ساعة. وقبل أن تكتب أي رقم في الفاتورة، افحص شكله بأداة فحص الرقم.
العميل جهة حكومية
المدارس والمستشفيات والمباني الحكومية من أكبر عملاء هذه الشركات. والجهة الحكومية مشترٍ من المنشآت، فمستندها فاتورة ضريبية، وإن لم يكن لها رقم ضريبي عرّفتها برقمها الموحد 700 مع نوعه. والرقم يُكتب أرقامًا فقط: شرطة أو مسافة داخله تُسقط القاعدة وإن كان صحيحًا. والتفصيل في الرقم الضريبي في الفاتورة.
تقرير الزيارة ليس فاتورة
تقرير الزيارة أو شهادة الصيانة التي تسلمها للعميل مستند فني يثبت ما فُحص وما استُبدل، ولا يذهب إلى الهيئة. أبقه عندك وعند العميل، واكتب في الفاتورة رقم العقد والفترة لا تفاصيل الفحص.
زيارة لم تتم، أو قطعة رُدّت
الفاتورة الصادرة لا تُعدَّل ولا تُحذف. فإن لم تتم زيارة الربع الثاني واتفقتما على خصم 1,500 ريال بعد صدور فاتورة القسط، فالتصحيح إشعار دائن بـ 1,500 وضريبتها 225، أي 1,725:
- سبب الإصدار نصًّا: «خصم زيارة الصيانة الثانية التي لم تتم». غيابه يرفض الإشعار (BR-KSA-17).
- رقم فاتورة القسط في حقل المرجع. غيابه يعود بتحذير (BR-KSA-56)، فاكتبه دائمًا.
- مبالغ موجبة: نوع الإشعار هو الذي يقول إن المبلغ ينقص (BR-KSA-F-04).
جهّز أرقام الإشعار وسببه في نموذج الإشعار الدائن والمدين قبل أن تصدره.
في ZATCA Tools هذا هو المسار كما هو: عملاؤك محفوظون برقمهم الضريبي أو سجلهم التجاري أو رقمهم الموحد مع نوعه، وأصنافك محفوظة بأسعارها كتعبئة الطفاية والكاشف، وعروض أسعار QT- يقبلها العميل برابط، وفواتير ضريبية للشركات والجهات الحكومية ومبسطة للأفراد، وسندات قبض للدفعات، وإشعارات دائنة ومدينة من الفاتورة نفسها. والربط بمنصة فاتورة برمز OTP واحد. ابدأ من هنا — أسبوع مجانًا بدون دفع من يوم ربط منشأتك، ثم بأسعار منافسة جدًا: 49 ريالًا شهريًا لباقة النمو و149 لباقة الأعمال، في نظام سلس وسريع يُصدر الفاتورة ويرسلها للهيئة في ثوانٍ.