الفوترة الإلكترونية لمكاتب المحاماة: الأتعاب الشهرية وأتعاب القضية وأتعاب النجاح

ملف الموكّل الواحد قد يُخرج ثلاثة أشكال من الأتعاب: عقد شهري ثابت مع شركة، وأتعاب قضية تُدفع على مراحل، وأتعاب نجاح لا يُعرف موعدها ولا مقدارها إلا يوم يصدر الحكم. وفوقها مصاريف يدفعها المكتب نيابة عن الموكّل ثم يستردّها. وكلها تتحوّل إلى مستند واحد يقرأه شخص لم يحضر جلسة ولا يعرف الملف: محاسب الشركة الموكِّلة. وعنده تُقبل الفاتورة أو تُعاد لسطر ناقص لا علاقة له بجودة عملك.

المرحلة الأولى إلزامية على كل منشأة مسجّلة في ضريبة القيمة المضافة منذ 4 ديسمبر 2021، ومرحلة الربط والتكامل تصل على مجموعات. المجموعة الخامسة والعشرون تضمّ من تجاوزت إيراداته 187,500 ريال في أي من الأعوام 2022 إلى 2025، وموعد ربطها 1 فبراير 2027 — وهو الحدّ الذي تقع فيه أغلب المكاتب الصغيرة.

موكّلك منشأة: فاتورة ضريبية تُجاز قبل أن تصل إليه

نوع الفاتورة لا يحدّده المبلغ ولا كون العمل مهنيًا، بل صفة المشتري. الموكّل شركة أو مؤسسة مسجّلة في الضريبة ← فاتورة ضريبية كاملة تحمل رقمه الضريبي وعنوانه، تُرسل إلى الهيئة لتُجيزها قبل أن تُسلَّم إليه. والموكّل فرد ← فاتورة مبسّطة تُبلَّغ إلى الهيئة خلال أربع وعشرين ساعة، ولا رقم ضريبي للمشتري فيها. التفصيل في مقال الفاتورتين.

ولهذا أثر واحد يهمّ المكتب: الشركة الموكِّلة لا تستطيع خصم ضريبة المدخلات من فاتورة مبسّطة. فإن أعطيتها واحدة لأن رقمها الضريبي لم يكن في يدك ساعة الإصدار، فقد سلّمتها مستندًا لا ينفع محاسبها، ومن حقّه أن يطلب بدله فاتورة ضريبية. اطلب الرقم الضريبي والعنوان الوطني مع التوكيل. والرقم المكتوب ناقصًا يرفض الفاتورة: خمسة عشر رقمًا تبدأ بـ3 وتنتهي بـ3 (BR-KSA-44).

أشكال الأتعاب ومتى تُفوتر كلًّا منها

العقد الشهري: اثنتا عشرة فاتورة لا واحدة

الأتعاب الدورية عقد واحد، لكن الهيئة ترى اثنتي عشرة فاتورة مستقلة، لكل واحدة رقمها المتسلسل وبصمتها وإجازتها. والسبب ليس شكليًا: الضريبة تُستحق في الأسبق من التوريد أو الفاتورة أو الدفع. فالفاتورة السنوية الواحدة في يناير تسحب ضريبة اثني عشر شهرًا إلى إقرار واحد قبل أن تُقبض أحد عشر منها. والاستثناء الوحيد أن ينصّ العقد على سداد المبلغ كاملًا مقدّمًا، فتكون فاتورة واحدة عند ذلك الاستحقاق. آلية القسط نفسها في مقال العقود الدورية.

وإن خرج عمل عن نطاق العقد — قضية جديدة، اعتراض — فبند مستقل باسمه أو فاتورة مستقلة، حتى يظهر ما هو داخل العقد وما هو خارجه بندًا لا رقمًا مدمجًا يُناقَش عليه بعد ستة أشهر.

أتعاب القضية ودفعاتها

إن قسّم عقد الأتعاب المبلغ على مراحل — عند التوكيل، وعند المرافعة، وعند صدور الحكم — فكل دفعة فاتورة عند استحقاقها. والدفعة المقبوضة عند التوكيل تُفوتر يوم قبضها، لأن القبض نفسه ينشئ الاستحقاق الضريبي.

واجعل مرجع الملف في وصف البند أو في ملاحظات الفاتورة. أمّا رقم الفاتورة فمتسلسل بعدّاد لا يتوقّف (ICV) وكل فاتورة تحمل بصمة سابقتها (PIH)، فلا تُرقّمها بأرقام القضايا.

أتعاب النجاح: أخطر تاريخ في المكتب

هنا يقع الخطأ في اتجاهين متعاكسين. الأول إصدار الفاتورة مبكرًا — عند التوكيل — فتُستحقّ الضريبة على مبلغ مشروط لم يُستحق بعد وقد لا يأتي أصلًا. والثاني تأخيرها بعد وصول المبلغ إلى حساب المكتب انتظارًا لتسوية الملف، وهذا لا يؤجّل شيئًا: الدفع أحد التواريخ الثلاثة، والأسبق منها هو الذي يحكم.

فالقاعدة سطران: لا تُصدر فاتورة أتعاب النجاح قبل أن تُستحق الأتعاب بتحقّق شرطها، ولا تؤخّرها بعد قبض المبلغ. وإن خُفّضت الأتعاب لاحقًا أو أُلغي التوكيل بعد الإصدار، فالمسار إشعار دائن (381) لا تعديل ولا حذف — يحمل سبب التخفيض (BR-KSA-17) ومرجعًا إلى رقم الفاتورة الأصلية (BR-KSA-56). الخطوات هنا، والفرق بين الدائن والمدين هنا.

المصاريف المدفوعة نيابة عن الموكّل

رسوم المحاكم والتنفيذ والترجمة المعتمدة والتصديقات ليست أتعابًا، وقد يدفعها المكتب من حسابه ثم يستردّها. وهل تدخل في وعاء الضريبة أم تخرج منه؟ الجواب يعتمد على من صدرت الفاتورة أو الإيصال باسمه وعلى شروط أخرى، وهو سؤال لمحاسب المكتب أو لما تنشره الهيئة على zatca.gov.sa — لا تبنِ عليه قاعدة عامة من مقال ولا من عُرف المكاتب.

لكن العرض واحد مهما كان الجواب: أظهر كل مبلغ في سطر باسمه ووصفه ومرجعه — «رسوم تنفيذ»، «ترجمة معتمدة لعقد»، «تصديق مستند» — لا مبلغًا واحدًا مجمّعًا اسمه «مصاريف». السطر الموصوف يجعل تصنيفه لاحقًا ممكنًا من دون فتح الملف، ويُنهي مراسلات «ما هذا المبلغ؟». واحتفظ بالمستند الأصلي لكل مبلغ؛ فالصادر باسم الموكّل مستنده هو لا جزء من دفتر فواتيرك.

سرّية الموكّل ووصف البند

الفاتورة الضريبية تحمل اسم المشتري ورقمه الضريبي وعنوانه — وهذه بيانات المتعاقد، لا وقائع الملف. أمّا وصف البند فحقل تكتبه أنت، ولا يحتاج موضوع النزاع ولا اسم الخصم ولا المحكمة. «أتعاب قانونية عن الفترة …» أو «الدفعة الثانية من أتعاب الملف رقم 148» وصف كافٍ للتدقيق ولا يفشي شيئًا. وتذكّر أن الفاتورة تُحفظ ست سنوات بصيغة إصدارها — بملف XML الموقّع لا بنسخة PDF — فما كتبته يبقى.

التحصيل المتأخّر

الأتعاب تُحصَّل متأخّرة، والقضية قد تمتدّ سنوات، والضريبة لا تنتظر أيًّا منهما. لا حيلة نظامية في هذا، لكن هناك انضباطًا يقلّل أثره: لا تُصدر فاتورة قبل استحقاقها فتسحب تاريخ الضريبة إلى الوراء، ولا تتركها معلّقة بعده. واعرف قبل كل إقرار كم أصدرت وكم حصّلت ومن المتأخّر، من كشف حساب لكل موكّل يفصل المسدّد عن القائم. والدفعة الجزئية تُثبت بسند قبض على الفاتورة نفسها فتصير «مسدّدة جزئيًا» — لا فاتورة جديدة، وسند القبض لا يذهب إلى الهيئة.

ما تحتاجه عمليًا

تحتاج بيانات مكتبك كاملة: رقمك الضريبي (خمسة عشر رقمًا يبدأ بـ3 وينتهي بـ3 — BR-KSA-40) وعنوانك الوطني كاملًا، فنقصه ينبّهك النظام عليه (BR-KSA-09). ثم رمز تفعيل واحدًا من بوابة Fatoora، وبطاقة موكّل لكل شركة تُحفظ مرة. وإن رُدّت فاتورة يومًا فالسبب حقل لا لغز: اقرأ كود الرفض في مرجع الأكواد وصحّحه.

وفي ZATCA Tools هذا هو المسار كما هو: عرض أتعاب بترقيم QT- وتاريخ صلاحية ورابط يقبله الموكّل فيتحوّل إلى مسودة فاتورة (التفصيل هنا)، وبنود موصوفة بخصم لكل سطر، وسندات قبض بترقيم RV- بحالات السداد الثلاث، وتقارير بكشوف الموكّلين تُصدَّر CSV أو PDF بهويتك. ولسنا نظام محاسبة: لا قيود يومية ولا دفتر أستاذ. ابدأ من هنا — مجاني خلال فترة الإطلاق، والحساب يبدأ بخمسين فاتورة ويتوسّع، والربط برمز تفعيل واحد في دقائق. وإن أردت الحساب قبل التسجيل: كم تكلّف الفوترة الإلكترونية.