شركة حراسة أمنية خاصة تحرس لعميل واحد ثلاثة مواقع: مستودعًا يعمل على مدار الساعة، ومكتبًا رئيسيًا، ومركز توزيع. العقد يسعّر الحارس بمبلغ شهري، ويضيف مشرفًا متنقلًا، وينصّ على خصم كل يوم حراسة لا يُغطّى. وفي منتصف الشهر طلب العميل خمسة حرّاس لثلاثة أيام لتأمين فعالية افتتاح. في آخر الشهر: فاتورة واحدة أم ثلاث؟ وأين يذهب اليوم الذي لم يُغطَّ؟ وماذا لو اكتشف العميل غيابًا آخر بعد أن أُجيزت الفاتورة؟ لكل سؤال جواب محدد، وهذه الصفحة تمشي عليها بمثال محسوب.
عميلك منشأة أو جهة: فاتورة ضريبية تُجاز قبل أن تصل إليه
عملاء الحراسة منشآت وجهات حكومية وشبه حكومية في الغالب الساحق، فمستند الشهر فاتورة ضريبية كاملة لا مبسّطة، تذهب إلى منصة Fatoora فتُجاز قبل أن تُرسَل إلى العميل — والفرق بين النوعين هنا. ولأن الإجازة تسبق الإرسال، فبطاقة كل عميل تُضبط مرة واحدة قبل أول فاتورة:
- الرقم الضريبي: خمس عشرة خانة تبدأ بالرقم 3 وتنتهي به، وإخلال صيغته يرفض الفاتورة (BR-KSA-44). والشركة المملوكة لجهة حكومية منشأة كغيرها في الغالب، برقمها الضريبي وسجلها.
- العنوان الوطني بحقوله كاملة. نقص الحي أو رقم المبنى أو الرمز البريدي يعود تنبيهًا مع القبول لا رفضًا (BR-KSA-63)، فيتكرّر صامتًا كل شهر. الحقول الستة وأين تجدها.
- الجهة الحكومية بلا رقم ضريبي: إن لم تكن الجهة مسجّلة في الضريبة فالفاتورة الضريبية تحمل رقم الجهة بنوعه بدل الرقم الضريبي، وإلا رُفضت (BR-KSA-14). ومن الأنواع التي تقبلها الهيئة الرقم الموحد 700؛ فاطلب من الجهة رقمها ونوعه كما يرد في عقدها أو مراسلاتها المالية، ولا تخمّنه.
واكتب اسم العميل كما ورد في العقد: قسم الحسابات عند الجهة يطابق الفاتورة بالعقد، واسم مختصر يعيدها إليك بسؤال.
فاتورة واحدة للعميل أم فاتورة لكل موقع؟
الاثنان سليمان: تجيز المادة الثالثة والخمسون من اللائحة التنفيذية لضريبة القيمة المضافة فاتورة ضريبية ملخّصة تجمع عدة توريدات منفصلة لعميل واحد خلال فترة لا تزيد على شهر تقويمي، تصدر في موعد أقصاه اليوم الخامس عشر من الشهر التالي. فثلاثة مواقع لعميل واحد في شهر واحد يمكن أن تكون فاتورة واحدة بسطر لكل موقع. والعدّاد في الفوترة الإلكترونية يعدّ المستندات لا المواقع ولا الحرّاس، فلا فرق عنده بين الصورتين.
الذي يحسم بينهما عقدك وطريقة الصرف عند العميل. إن كان لكل موقع أمر شراء أو مركز تكلفة مستقل ففاتورة لكل موقع أيسر على من يصرفها، وإن كان عقدًا واحدًا بمواقع متعددة ففاتورة واحدة بأسطر لكل موقع أقصر طريقًا. والشرط في الحالين أن يُقرأ كل موقع في سطره باسمه وفترته، لا مبلغًا مقطوعًا اسمه «خدمات حراسة» لا يُطابَق.
ولا تخلط بين موقع العميل وفرعك. الموقع الذي يقف فيه حارسك مكان تُقدَّم فيه الخدمة، لا نقطة إصدار؛ أمّا فرع شركتك الذي يُصدر فواتيره بنفسه فله جهازه وشهادته وعدّاده وسلسلته المستقلة.
من جدول الورديات إلى أسطر الفاتورة
جدول الورديات الذي يوقّعه مشرف العميل مستند مساند لا فاتورة: لا يذهب إلى الهيئة، ولا يحمل رمز QR، ولا يدخل سلسلة الترقيم. منه تُبنى الأسطر، وهو يبقى في ملفك ويُرفق بالفاتورة إن طلبه العميل. والفاتورة تأخذ منه ما يطابق وحدة التسعير في عقدك:
- سطر لكل موقع بوحدة العقد: عدد الحرّاس بالسعر الشهري للحارس، أو عدد نقاط الحراسة بسعر النقطة إن كان العقد يسعّرها. وفي الوصف اسم الموقع ونمط الورديات والفترة ورقم العقد: «مستودع السلي - ورديتان × حارسان - من 1 إلى 30 سبتمبر - عقد رقم كذا».
- المشرف سطر مستقل بسعره إن كان العقد يسعّره مستقلًا.
- الساعات الإضافية بطلب العميل سطر مستقل: الكمية ساعات، والسعر ما في عقدك.
- الحرّاس الإضافيون لفعالية سطر مستقل بوصفه وتاريخه، لأنه خارج القسط الشهري.
وأسماء الحرّاس وأرقام هوياتهم مكانها الجدول لا الفاتورة.
مثال محسوب: شهر واحد لعميل بثلاثة مواقع
السعر في العقد 4,200 ريال للحارس في الشهر قبل الضريبة، و6,000 ريال للمشرف، و25 ريالًا للساعة الإضافية، و350 ريالًا لوردية الحارس الإضافي. وينصّ العقد على خصم كل يوم حراسة لم يُغطَّ بسعر اليوم: 4,200 ÷ 30 = 140 ريالًا. في سبتمبر لم يُغطَّ يومان في المكتب الرئيسي، وطلب العميل 24 ساعة إضافية، وخمسة حرّاس لثلاثة أيام في فعالية.
| السطر في الفاتورة | الكمية | سعر الوحدة | خصم السطر | الصافي (ريال) |
|---|---|---|---|---|
| حراسة مستودع السلي — ورديتان × حارسان | 4 حرّاس | 4,200 | — | 16,800.00 |
| حراسة المكتب الرئيسي — ورديتان × حارسان، خصم يومين لم يُغطَّيا | 4 حرّاس | 4,200 | 280.00 | 16,520.00 |
| حراسة مركز التوزيع — ورديتان × حارس | حارسان | 4,200 | — | 8,400.00 |
| مشرف أمن متنقل للمواقع الثلاثة | مشرف واحد | 6,000 | — | 6,000.00 |
| ساعات إضافية بطلب العميل | 24 ساعة | 25 | — | 600.00 |
| حرّاس إضافيون لفعالية — 5 حرّاس × 3 أيام | 15 وردية | 350 | — | 5,250.00 |
| المجموع قبل الضريبة | — | — | — | 53,570.00 |
| ضريبة القيمة المضافة 15% | — | — | — | 8,035.50 |
| الإجمالي | — | — | — | 61,605.50 |
خصم اليومين — 2 × 140 = 280 ريالًا — خصم على السطر نفسه موصوف بسببه، لا سطر بمبلغ سالب: كل كمية وكل مبلغ في المستند يجب أن يكون موجبًا، والسالب يرفض الفاتورة (BR-KSA-F-04). والخصم على السطر يُنقص سعر الوحدة إلى 4,130 ريالًا، فالصافي 4 × 4,130 = 16,520، ويبقى السعر المتفق عليه والخصم ظاهرين في المطبوع. وإن كان عقدك يسعّر بأيام الحراسة الفعلية فاكتب الكمية أيامًا بعد طرح الغياب ولا خصم أصلًا. والضريبة: 53,570 × 15% = 8,035.50.
غياب اكتُشف بعد الإجازة: إشعار دائن بسبب ومرجع
بعد أن أُجيزت الفاتورة وجد العميل في مراجعته ثلاثة أيام أخرى لم تُغطَّ في مركز التوزيع. الفاتورة المُجازة لا تُعدَّل ولا تُحذف، ولا يُطرح الغياب بسطر سالب في فاتورة الشهر القادم. الصواب إشعار دائن (381) مرتبط بفاتورة سبتمبر: 3 × 140 = 420 ريالًا وضريبتها 63، فالإشعار 483.00 ريالًا، ويصير المستحق على العميل 61,605.50 − 483.00 = 61,122.50 ريالًا.
ويلزم الإشعار أمران مختلفا السلوك: سبب الإصدار نصًّا — «ثلاثة أيام حراسة لم تُغطَّ في مركز التوزيع - سبتمبر» — وغيابه يرفض الإشعار (BR-KSA-17)؛ ومرجع الفاتورة الأصلية، وغيابه يعود تنبيهًا مع القبول لا رفضًا (BR-KSA-56)، فيمرّ إشعار لا يعرف أحد بعد سنة أي شهر صحّح. خطوات الإشعار الدائن هنا.
أمّا الغرامات التعاقدية التي لا تقابل خدمة ناقصة — تأخّر في تسليم تقرير، أو مخالفة لتعليمات الموقع — فتكييفها يختلف: هل هي تخفيض لقيمة الخدمة فمستندها إشعار دائن، أم تعويض مستقل لا يمسّ قيمة التوريد؟ هذا يحسمه نص العقد ومحاسبك قبل أن تُصدر بها شيئًا، ولا نفتي فيه هنا. والذي لا خلاف فيه أن الفاتورة المُجازة لا تُمسّ في الحالين.
حرّاس إضافيون بعد صدور الفاتورة: فاتورة جديدة أم إشعار مدين؟
خدمة جديدة — فعالية طلبها العميل بعد صدور فاتورة الشهر، أو موقع رابع أُضيف — توريد مستقل له فاتورته بتاريخها ووصفها، أو سطر في فاتورة الشهر التالي يسمّي فترته إن كان العقد يحاسبه في الدورة التالية. أمّا تصحيح فاتورة صدرت ناقصة — حارس أُضيف منتصف الشهر ولم يُحسب، أو سعر كُتب أقل مما في العقد — فمستنده إشعار مدين (383) مرتبط بتلك الفاتورة، بسبب ومرجع كالإشعار الدائن. والفرق بين الإشعارين هنا.
المحتجزات والدفعات المقدّمة
بعض العقود تحتجز نسبة من كل دفعة حتى نهاية العقد. والمحتجز مبلغ مستحق مؤجَّل الصرف، لا خصم: الشائع أن تُفوتر قيمة الشهر كاملة ويبقى المحتجز رصيدًا غير مسدّد على الفاتورة يُسوَّى بسند قبض عند صرفه، وإن نصّ العقد على أنه لا يُستحق إلا في نهايته فيُفوتر عند استحقاقه — مبلغ واحد، فاتورة واحدة، كما في فاتورة المستخلص.
أمّا الدفعة المقدّمة التي تُخصم لاحقًا من فواتير الأشهر، فالإرشادات التفصيلية للفوترة الإلكترونية تجعل لفاتورتها نوعًا خاصًا — 386 — وZATCA Tools لا يُصدر هذا النوع اليوم؛ فاتفق مع محاسبك على معالجتها قبل أول إصدار. وإن كانت الدفعة ثمن الشهر الأول بعينه فهي فاتورة ذلك الشهر العادية، ولا يبقى ما يُخصم.
العميل يسدّد بعد أشهر، والضريبة لا تنتظر
الضريبة تُستحق في الأسبق من التوريد أو الفاتورة أو الدفع، فضريبة فاتورة سبتمبر — 8,035.50 ريالًا في المثال — تدخل إقرار فترتها سواء وصل المال أم لم يصل، ولو سدّد العميل بعد تسعين يومًا. وكيف تنطبق قواعد التوريدات المستمرة على مواعيد عقدك سؤال لمحاسبك أو لما تنشره الهيئة على zatca.gov.sa.
والذي بيدك انضباط يقلّل الأثر: أصدر الفاتورة حين يُوقَّع جدول الشهر لا حين يقترب التحصيل، واكتب عليها تاريخ الاستحقاق، وأثبت كل دفعة جزئية بسند قبض على الفاتورة نفسها لا بفاتورة جديدة: تحويل بـ45,000 ريال يُبقي عليها 16,122.50 ريالًا بعد الإشعار والدفعة. وقبل كل إقرار اعرف من تأخّر من كشف حساب كل عميل. ولا تُصدر إشعارًا دائنًا لتُخفي فاتورة تأخّر سدادها؛ الإشعار يصحّح قيمة الخدمة، لا حالة الدين.
متى تُلزَم شركة الحراسة بالمرحلة الثانية؟
الإلزام بالربط يأتي في موجات يحدّدها الإيراد الخاضع للضريبة في أعوام معيّنة، لا نوع النشاط. وعقد بعشرة حرّاس بالسعر في المثال إيراده السنوي 10 × 4,200 × 12 = 504,000 ريال: فوق حد الموجة الخامسة والعشرين بكثير — 187,500 ريال في أي من الأعوام 2022 إلى 2025، والربط من 1 فبراير 2027 — وربما فوق حد موجة سبقتها. فإن لم تكن ربطت بعد ولم يصلك إشعار، فلا تفترض أنك خارج الإلزام: هذا المقال يبيّن كيف تعرف موجتك وأين يصل الإشعار. والفاتورة المكتوبة في Word أو Excel ليست فاتورة إلكترونية أصلًا منذ 4 ديسمبر 2021.
وفي ZATCA Tools لا نُدير الورديات، ولا نستورد سجلّات الحضور، ولا نحسب الرواتب، ولا نكرّر الفواتير آليًا كل شهر. الطريق الشهري هكذا: بطاقة العميل محفوظة برقمه الضريبي وعنوانه الوطني — أو برقم الجهة بنوعه — وسعر الحارس والمشرف بنود محفوظة تملأ السطر بسعرها؛ تكتب الكميات من الجدول، والموقع والفترة في الوصف، وخصم الغياب على سطره، وتحفظ الفاتورة مسودة تراجعها ثم تُصدرها. والإشعار الدائن أو المدين يُنشأ من الفاتورة نفسها بسبب ومرجع، وسندات قبض RV- تُظهر كل فاتورة مسدّدة أو جزئيًا أو غير مسدّدة، وتاريخ الاستحقاق يُطبع عليها، والتقارير تعطي كشفًا لكل عميل يُصدَّر CSV أو PDF، ولكل فرع من فروعك جهازه وشهادته وسلسلته. ومن يدير الورديات في نظامه يُصدر منه عبر واجهة REST. الربط بمنصة Fatoora برمز OTP واحد في دقائق، وإن رُفض مستند فالسبب حقل يشرحه مرجع الأكواد. ولسنا نظام محاسبة. ابدأ من هنا — أسبوع مجانًا بدون دفع من يوم ربط منشأتك، ثم بأسعار منافسة جدًا: 49 ريالًا شهريًا لباقة النمو و149 لباقة الأعمال، في نظام سلس وسريع يُصدر الفاتورة ويرسلها للهيئة في ثوانٍ.