مورد مواد بناء يسلّم لثلاثة مقاولين وعشرة محلات، أو تاجر مواد غذائية بالجملة تخرج شاحنته كل صباح إلى البقالات، أو مستودع قطع غيار يوَرِّد للورش. اليوم عندهم يبدأ بسند تسليم مع كل شحنة يوقّعه المستلم، وقائمة أسعار تُراجع كل شهر، ومرتجعات تعود مع المندوب، وحساب آجل لكل عميل. وسؤالهم مع الفوترة الإلكترونية واحد: أيّ هذه الأوراق يذهب إلى الهيئة، ومتى؟
سند التسليم يثبت الوصول، والفاتورة هي المستند الضريبي
سند التسليم يثبت أن الكمية وصلت ومن استلمها، ولا يحمل ضريبة ولا يُرسل إلى أحد. والتوريد الذي يثبته يجب أن تصدر له فاتورة، وتركه على السند وحده يترك مبيعًا بلا مستند ضريبي — الفرق بين الفاتورة والإيصال وسند التسليم مبسوط هنا. ونوع الفاتورة تحدّده صفة المشتري لا مبلغها ولا طريقة دفعها (الفرق هنا):
- محل أو مقاول أو شركة مسجّلة في الضريبة: فاتورة ضريبية تحمل رقمها الضريبي وعنوانها الوطني، تذهب إلى منصة فاتورة فتُجاز قبل أن تُسلَّم مع البضاعة. رقم ضريبي بصيغة خاطئة يرفض الفاتورة (BR-KSA-44)، ونقص مكوّنات عنوان المشتري يعود تنبيهًا مع القبول (BR-KSA-63) فيمرّ صامتًا وتتراكم فواتير ناقصة. وسبب الدقة أن المشتري سيخصم بهذه الفاتورة ضريبة مدخلاته، والمبسطة لا تنفعه.
- مؤسسة فردية غير مسجّلة في الضريبة — مقاول صغير تحت حد التسجيل مثلًا: فاتورتها ضريبية أيضًا بحسب المادة الثالثة والخمسين من اللائحة، وتُعرَّف بسجلها التجاري بدل الرقم الضريبي. فاتورة ضريبية بلا أي معرّف للمشتري تُرفض (BR-KSA-14).
- فرد يشتري لنفسه من المستودع: فاتورة مبسطة تُبلَّغ خلال أربع وعشرين ساعة، بلا بيانات مشترٍ.
ولا تحوّل فاتورة منشأة إلى مبسطة لتتخلّص من حقل ناقص؛ ذلك يغيّر نوع المستند ولا يصحّحه. اسأل كل عميل مرة واحدة واحفظ بطاقته.
فاتورة لكل تسليم أم فاتورة الشهر؟
الاثنان جائزان، والنص صريح: تجيز المادة الثالثة والخمسون من اللائحة التنفيذية لضريبة القيمة المضافة فاتورة ضريبية ملخّصة تتضمن عدة توريدات منفصلة لعميل واحد خلال فترة لا تزيد على شهر تقويمي، تصدر في موعد أقصاه اليوم الخامس عشر من الشهر التالي — وهو الموعد نفسه لأي فاتورة ضريبية عن توريد. ولا شيء في آليات الفوترة الإلكترونية يعدّ التسليمات: العدّاد يعدّ المستندات وسلسلة البصمات تربط مستندًا بالذي قبله، فثمانية تسليمات في فاتورة واحدة مستند واحد. والمنطق نفسه في فوترة شركات النقل.
الذي يتغيّر بين الطريقتين ثلاثة أشياء. الأول المطابقة: قسم الحسابات عند المقاول يطابق فاتورة الشهر مع سندات التسليم مرة واحدة، بشرط أن يكون لكل تسليم سطره يحمل رقم السند وتاريخه — لا سطر واحد اسمه «مواد بناء». الثاني تاريخ التوريد: الفاتورة الضريبية تحمله مستقلًّا عن تاريخ إصدارها، فتذكر فيها فترة التسليمات صراحة. الثالث الاستحقاق: الضريبة تُستحق في الأسبق من التوريد أو الفاتورة أو الدفع، فبضاعة سُلّمت في سبتمبر وفُوترت في أول أكتوبر استحقاقها وقع في سبتمبر؛ إن كان الشهران في فترتين ضريبيتين مختلفتين عندك فأيّ إقرار تدخل فيه سؤال لمحاسبك قبل الإصدار لا بعده. والحل الإداري أن يكون قطع الكشف في موعد ثابت متفق عليه، وما بعده له مكانه في الفاتورة التالية.
أمّا فاتورة لكل تسليم فهي الأنسب للعميل العابر، ولمن يدفع عند الاستلام، ولمن يريد نظامُه فاتورةً لكل أمر شراء.
| الحدث | المستند | ما يحمله السطر |
|---|---|---|
| قائمة أسعار أو تسعير لعميل جديد | عرض سعر — لا يذهب إلى الهيئة | الصنف والسعر وتاريخ الصلاحية |
| شحنة وصلت ووقّعها المستلم | سند تسليم — مستندك أنت، لا ضريبة فيه | الكمية والمستلم |
| تسليمات الشهر لعميل متعاقد | فاتورة ضريبية واحدة، مُجازة قبل التسليم | سطر لكل تسليم: رقم السند وتاريخه والكمية |
| تسليم لعميل عابر | فاتورة ضريبية عند التسليم | رقم السند والكمية |
| بيع نقدي لفرد من المستودع | فاتورة مبسطة تُبلَّغ خلال 24 ساعة | الصنف والكمية |
| مرتجع أو تالف بعد الإجازة | إشعار دائن (381) | السبب، ومرجع الفاتورة، ورقم سند الإرجاع |
| فرق سعر بعد الإجازة | إشعار دائن أو مدين (383) بالفرق | السبب ومرجع الفاتورة |
| وصول الدفعة | سند قبض — لا يذهب إلى الهيئة | رقم الفاتورة والمبلغ المسدّد |
وعرض السعر ليس فاتورة: لا رمز QR فيه ولا يدخل الترقيم، وتحويله إلى فاتورة هنا.
خصم الكمية وخصم الحساب: في الفاتورة، قبل الإصدار
تشترط اللائحة أن تحمل الفاتورة سعر الوحدة قبل الضريبة وأي خصم لم يكن متضمنًا في سعر الوحدة. وخصومات الجملة نوعان يظهران في موضعين مختلفين:
- خصم الكمية على صنف بعينه — «خمسة بالمئة على الطن فوق طنين» — خصم على البند: نسبة أو مبلغًا، يُطرح من سعر الوحدة، ويُطبع في سطره السعر المتفق عليه والخصم والصافي، فيستطيع القارئ إعادة حساب السطر بنفسه.
- خصم على الإجمالي — تصفية حساب الشهر أو اتفاق سنوي — خصم على مستوى المستند: رقم واحد يُطرح قبل الضريبة ويُطبع سطرًا مستقلًا فوق الوعاء الضريبي. وفي ملف XML الموقّع يُوزَّع على الأسطر بنسبها حتى لا يُخصم مرتين، وحتى يجمع المحاسب عمود الأسطر فيجد الإجمالي.
وكلاهما خصم قبل الإصدار. أمّا خصم اتُّفق عليه بعد الإجازة فمستنده إشعار دائن بالفرق، لا تعديل — الفرق مشروح هنا.
مثال محسوب: فاتورة شهر سبتمبر لمقاول، ثلاثة تسليمات، والأسعار قبل الضريبة:
| البند | الكمية | السعر | الخصم | الصافي |
|---|---|---|---|---|
| أسمنت — سند تسليم 1041، 3 سبتمبر | 200 كيس | 18.00 | — | 3,600.00 |
| حديد تسليح 12 مم — سند تسليم 1047، 12 سبتمبر | 2 طن | 2,900.00 | 5% (290.00) | 5,510.00 |
| بلوك 20 — سند تسليم 1052، 25 سبتمبر | 1,500 قطعة | 2.40 | — | 3,600.00 |
| الوعاء الضريبي | 12,710.00 | |||
| ضريبة القيمة المضافة 15% | 1,906.50 | |||
| الإجمالي | 14,616.50 | |||
ولو اتفقتما على خصم 210 ريالات على الإجمالي لتصفية الحساب، فهو خصم على المستند: يُطرح قبل الضريبة فيصير الوعاء 12,500.00، والضريبة 1,875.00، والإجمالي 14,375.00.
مرتجعات وتوالف بعد الإجازة: إشعار دائن بسبب ومرجع
عاد من أسمنت الفاتورة السابقة عشرون كيسًا تالفة. الفاتورة المُجازة لا تُعدَّل ولا تُحذف، فالمستند لم يعد ملفًا في جهازك وحذفه يترك فجوة في ترقيمك. الصواب إشعار دائن (381): 20 × 18.00 = 360.00 قبل الضريبة، وضريبته 54.00، فمجموعه 414.00، ويبقى من الفاتورة 14,202.50. ويلزمه شرطان يختلف سلوكهما: سبب الإصدار نصًّا — «إرجاع 20 كيس أسمنت تالفة، سند إرجاع 88» — وغيابه يرفض الإشعار (BR-KSA-17)؛ ومرجع الفاتورة الأصلية، وغيابه يعود تنبيهًا مع القبول (BR-KSA-56) فيمرّ إشعار معلّق لا يعرف أحد أي فاتورة خفّض. خطوات الإشعار هنا. وفرق السعر بعد الإجازة بالمنطق نفسه: نقصٌ إشعار دائن، وزيادةٌ إشعار مدين (383) بالفرق. أمّا بديل يُسلَّم مجانًا مكان التالف فمعاملته الضريبية سؤال لمحاسبك؛ والذي تملكه أنت أن يحمل الإشعار رقم سند الإرجاع.
آجل ثلاثين أو ستين يومًا: الضريبة على الفاتورة
تاريخ الاستحقاق الذي تطبعه على الفاتورة شرط بينك وبين عميلك، أمّا الضريبة فتُستحق على الفاتورة لا على التحصيل: ضريبة فاتورة سبتمبر تدخل إقرار فترتها ولو وصل المال في نوفمبر — وكشف حساب العميل يشرح لماذا مبيعاتك ليست مقبوضاتك. والدفعة حين تصل تُثبت بسند قبض على الفاتورة نفسها فتصير مسدّدة أو مسدّدة جزئيًا، لا بفاتورة ثانية تضاعف إيرادك، ولا بإشعار دائن يُخفي دينًا متأخرًا. ودفعة مقدّمة قبل التسليم حدث ضريبي بذاته يستوجب فاتورة عن الدفعة، لا سند قبض وحده.
عشرات العملاء ومئات الأصناف: سير العمل
العميل يُحفظ مرة واحدة برقمه الضريبي وعنوانه الوطني — أو سجله التجاري إن لم يكن مسجّلًا — ويُستورد دفتر العملاء كله من ملف CSV أو Excel. والصنف يُحفظ باسمه ووصفه وسعره وخصمه الدائم، فسطر كُتب مرة يُختار بعدها. وللعميل المتعاقد تفتح مسودة في أول الشهر وتضيف إليها سطرًا مع كل تسليم، ثم تُصدرها يوم القطع؛ المسودة لا تُوقَّع ولا تستهلك رقمًا حتى تُصدر. ولمستودع في مدينة أخرى جهازه وشهادته وسلسلته المستقلة، ولمن عنده نظام مخزون واجهة REST تصدر الفاتورة من هناك.
وبصراحة عن الحد: لسنا نظام مخزون ولا محاسبة. لا كميات ولا أوامر شراء ولا سعر تكلفة ولا سند تسليم يُطبع من عندنا؛ تلك تبقى في نظامك أو جدولك، والفاتورة تحمل في سطرها رقم السند الذي أصدرته هناك. ومن لم يُربط بعد فموعده يحدّده إيراده — هل أنت مشمول؟
في ZATCA Tools هذا هو المسار كما هو: عملاء محفوظون بالرقم الضريبي والعنوان، وأصناف محفوظة، وسطر لكل تسليم بوصفه وخصمه، وخصم على الإجمالي، ومسودات تُصدر يوم القطع، وعروض أسعار، وإشعارات بسبب ومرجع، وسندات قبض RV- تُظهر كل فاتورة مسدّدة أو جزئيًا أو غير مسدّدة، وتقارير بكشف لكل عميل تُصدَّر CSV أو PDF، ولكل فرع جهازه وشهادته وسلسلته. الربط بمنصة فاتورة برمز OTP واحد في دقائق، وملف XML الموقّع محفوظ ست سنوات وقابل للتنزيل. ابدأ من هنا — مجانًا لخمسين فاتورة أو ثلاثين يومًا من يوم ربط منشأتك، أيهما أقرب، ثم من 49 ريالًا شهريًا.