مؤسسة تأجير صغيرة تملك رافعتين متحركتين وأربعة مولّدات ومخزونًا من السقالات، وعملاؤها مقاولون بعقود شهرية. نُقلت إحدى الرافعتين إلى موقع مقاول على حسابه فوصلت في 12 سبتمبر، ثم تعطّلت يومين، واشتغلت ساعات فوق ورديتها. وعادت فاتورة الشهر من قسم حساباته بجملة واحدة: الفترة لا تطابق سجل الموقع. والخلل في أسئلة لم يحسمها العقد: كم يومًا تُفوتر، وفي أي سطر، ومتى، وماذا تفعل حين يظهر العطل بعد أن أُجيزت الفاتورة.
المقاول منشأة، فمستنده فاتورة ضريبية
صفة المشتري هي التي تحدّد نوع الفاتورة، لا مبلغها — والفرق بين النوعين هنا. والمقاول في الغالب منشأة مسجّلة في الضريبة، فمستنده فاتورة ضريبية تحمل رقمه الضريبي وعنوانه الوطني، وتذهب إلى منصة Fatoora فتُجاز قبل أن تصله. ولا تصلح له المبسّطة: المشتري المسجّل لا يخصم بها ضريبة مدخلاته. والاستثناء فرد يستأجر لبيته، فمستنده فاتورة مبسّطة تُبلَّغ خلال أربع وعشرين ساعة.
ولأن الإجازة تسبق وصول الفاتورة إليه، فاضبط بطاقة كل مقاول مرة واحدة: رقمه الضريبي خمسة عشر رقمًا يبدأ بـ3 وينتهي بـ3، وإخلال صيغته يرفض الفاتورة (BR-KSA-44)؛ وعنوانه الوطني، والنقص فيه — رمز بريدي بأربع خانات مثلًا — يعود تنبيهًا مع القبول لا رفضًا (BR-KSA-67)، فيتكرّر صامتًا على كل فاتورة حتى تصحّحه.
فاتورة لكل فترة إيجار، في موعد استحقاقها
كل فترة في العقد الشهري فاتورة مستقلة، والعقد هو الذي يعرّف الفترة — شهر يبدأ من يوم التسليم فلا يقع شهر ناقص، أو شهر ميلادي فيأتي الأول والأخير ناقصين — فاحسمها عند التوقيع لا عند أول فاتورة.
أما موعد الإصدار، فالقاعدة العامة أن الضريبة تُستحق في الأسبق من التوريد أو الفاتورة أو الدفع. والإيجار الممتد على أشهر توريد مستمر في الغالب، وللّائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة فيه نصّ أدق (المادة العشرون): الخدمة المستمرة التي ينصّ عقدها على مقابل يُدفع على دفعات دورية تُستحق ضريبة كل دفعة منها في الأسبق من ثلاثة — تاريخ استحقاقها في العقد، أو دفعها فعلًا، أو إصدار فاتورتها. فحيث ينطبق النص لا ينتظر الاستحقاقُ التحويلَ: إيجار يُستحق في أول الشهر فاتورته في أوله، ويُستحق في آخره فاتورته في آخره. وهل ينطبق على عقدك بعينه سؤال لمحاسبك عند صياغة العقد، والنص النافذ على zatca.gov.sa. ولا تؤرّخ فاتورة بيوم لم يأتِ؛ التاريخ المستقبلي يرفضها (BR-KSA-04).
كل ما تتقاضاه سطر مستقل
فاتورة تقول «إيجار رافعة — سبتمبر» بمبلغ واحد تعود بسؤال، لأن محاسب المقاول يطابقها بسجل الموقع: أيام وقوف المعدة، وساعات التشغيل التي وقّعها مهندسه. فاجعل لكل ما تتقاضاه سطرًا بكميته وسعره، واكتب الفترة في اسم البند نفسه — «إيجار رافعة متحركة 50 طن من 12 إلى 30 سبتمبر 2026» — لأن اسم البند يدخل ملف الفاتورة الموقّع، ويبقى الوصف تحته للتفاصيل:
| البند | الكمية والسعر | ما يُكتب في الوصف |
|---|---|---|
| إيجار المعدة بلا مشغّل | أيام بسعر يومي، أو شهر بسعر شهري | رقم اللوحة أو الرقم التسلسلي، واسم المشروع، ورقم أمر الشراء |
| المشغّل | أيام بأجرة يومية | الوردية المتفق عليها وعدد ساعاتها |
| الساعات الإضافية | ساعات بسعر الساعة | الأيام التي زادت فيها الوردية، ورقم كشف الساعات المعتمد |
| الوقود إن زوّدت به أنت | لترات بسعر اللتر | فترة التزويد وقراءات العدّاد |
| نقل المعدة إلى الموقع أو منه | مرة واحدة بأجرة النقل | من أين إلى أين، وتاريخ الوصول أو المغادرة |
| تركيب السقالات وفكّها | مبلغ واحد، أو أمتار مربعة بسعر المتر | المساحة، وتاريخ التركيب أو الفك |
والنقل إلى الموقع ومنه سطران مستقلان، كلٌّ في فاتورة الفترة التي وقع فيها، لا مبلغ مذاب في سعر الإيجار. والوقود الذي تشتريه باسم مؤسستك وتزوّد به المعدة جزء من توريدك، فهو سطر عادي في فاتورتك كما في بنود الفعاليات؛ أما ما يُشترى باسم المقاول ولحسابه فسؤال لمحاسبك.
الشهر الناقص: مثال بالأرقام
العقد: رافعة متحركة 50 طن بـ15,000 ريال شهريًا بلا مشغّل، ومشغّل بـ4,500 ريال شهريًا، والشهر ثلاثون يومًا في حساب الأيام، ووردية عشر ساعات وما زاد عليها بـ200 ريال للساعة، ونقل إلى الموقع بـ2,000 ريال، والوقود على المقاول، والفوترة بالشهر الميلادي. وصلت الرافعة في 12 سبتمبر، فأيامها المستحقة في سبتمبر 19 يومًا من 12 إلى 30، واعتمد مهندس الموقع 12 ساعة إضافية:
| السطر | الكمية | السعر (ريال) | المبلغ (ريال) |
|---|---|---|---|
| إيجار رافعة متحركة 50 طن من 12 إلى 30 سبتمبر | 19 يومًا | 500 | 9,500.00 |
| مشغّل الرافعة للفترة نفسها | 19 يومًا | 150 | 2,850.00 |
| ساعات إضافية فوق الوردية | 12 ساعة | 200 | 2,400.00 |
| نقل الرافعة إلى الموقع | 1 | 2,000 | 2,000.00 |
| المجموع قبل الضريبة | — | — | 16,750.00 |
| ضريبة القيمة المضافة 15% | — | — | 2,512.50 |
| الإجمالي | — | — | 19,262.50 |
السعر اليومي 500 والأجرة اليومية 150 هما المبلغان الشهريان مقسومين على ثلاثين. فاكتب السعر اليومي في العقد رقمًا صريحًا، لا «الإيجار الشهري مقسومًا على أيام الشهر»: القسمة على 31 يومًا تعطي 483.87 ريالًا، فيبدأ الخلاف على الهللات. واذكر فيه هل يُحتسب يوم الوصول ويوم المغادرة؛ في المثال احتُسب يوم الوصول.
أيام العطل: قبل الإصدار وبعده
تعطّلت الرافعة يومي 24 و25 سبتمبر، والعقد لا يحتسب أيام عطلها. الجواب يتوقف على سؤال واحد: هل صدرت الفاتورة؟
- لم تصدر بعد: فوتر الأيام المستحقة وحدها. سطر الرافعة يصير 17 يومًا بـ8,500 ريال، فالمجموع قبل الضريبة 15,750، والضريبة 2,362.50، والإجمالي 18,112.50 — واذكر يومي العطل في الوصف. وإن لم يُعتمد كشف الموقع بعد فاحفظها مسودة لا تستهلك رقمًا ولا تُرسل وتُعدَّل بحرية، على ألّا يتجاوز الانتظار موعد الاستحقاق في العقد — وراجع تاريخها يوم تُصدرها، فالمسودة تحتفظ بتاريخ حفظها.
- صدرت وأُجيزت: لا تعديل ولا حذف، ولا سطر سالب في فاتورة أكتوبر — الكمية والمبلغ السالبان يرفضان الفاتورة (BR-KSA-F-04). أصدر إشعارًا دائنًا (381) مرتبطًا بفاتورة سبتمبر: يومان بسعر 500 ريال، أي 1,000 ريال وضريبتها 150، فالإشعار 1,150 ريالًا، ويبقى على الفاتورة 18,112.50 — المبلغ نفسه لو عرفت بالعطل قبل الإصدار. واكتب السبب نصًّا: «عطل هيدروليكي يومي 24 و25 سبتمبر، غير محتسب وفق العقد»؛ غياب السبب يرفض الإشعار (BR-KSA-17)، وغياب مرجع الفاتورة يعود تنبيهًا مع القبول (BR-KSA-56)، فيمرّ إشعار لا يُعرف أي فاتورة خفّض. خطواته هنا.
والإشعار الدائن يخفّض ضريبة الفترة التي صدر فيها لا فترة الفاتورة، فلا تؤجّله إلى نهاية العقد.
دفعة قبل أن تتحرك المعدة
إن اشترطت دفعة قبل تحريك المعدة إلى الموقع، فالمبلغ المقبوض قبل أي فاتورة يُنشئ استحقاق الضريبة يوم قبضه، فتُصدر به فاتورة ضريبية يومها لا يوم تصل المعدة، ولا يغني عنها سند القبض — والمبدأ نفسه في الدفعة المقدّمة للمقاولين. والأيسر في التأجير أن تكون الدفعة إيجار فترة بعينها: «إيجار الشهر الأول مقدّمًا» بتاريخي بدايته ونهايته، فتكون فاتورتها فاتورة ذلك الشهر كاملة ولا يبقى ما يُخصم لاحقًا. أما الدفعة العامة — نسبة من قيمة العقد كله — فتُخصم حصّتها من فواتير الفترات التالية حتى لا تُحتسب الضريبة مرتين، ولهذا الخصم حقول خاصة في ملف الفاتورة، وطريقته يحسمها معك محاسبك قبل أن تقبض. ولأن ZATCA Tools لا يبني سطر خصم الدفعة المقدّمة اليوم، نوصي بالطريقة الأولى.
التأمين والأضرار: المستند بيدك، والحكم لعقدك
تأمين يُقبض عند التسليم، ومبلغ يُقتطع لضرر ظهر عند الإرجاع: معاملتهما الضريبية يحدّدها ما يقوله العقد عن كل مبلغ، ولا نفتي فيها هنا — اسأل محاسبك قبل أن تقبض التأمين، لا بعد أن تقتطع منه. أمّا ما بيدك فلا يتغيّر:
- لا تضمّهما إلى سطر الإيجار. فالمبلغ المجمّع يقول إن الإيجار أعلى مما اتُّفق عليه.
- الضرر، إن انتهى إلى مستند، يُكتب بوصفه: المعدة ورقمها، وتاريخ الإرجاع، ورقم محضر الاستلام الموقّع من الطرفين. وهل يكون إشعارًا مدينًا على آخر فاتورة أم مستندًا مستقلًا، فذلك يتبع ما في الإشعار الدائن والمدين: أهو تصحيح للتوريد نفسه أم أمر آخر — وجوابه مع عقدك عند محاسبك.
- التأمين خارج سندات القبض عندنا: سند القبض في ZATCA Tools يُسجَّل على فاتورة صادرة فقط، فالتأمين الذي لا فاتورة له يبقى في سجلّك أنت مع محضر التسليم.
بعد الإصدار: ما حُصّل فعلًا
إن صرف المقاول على دفعات، فالدفعة الجزئية تُثبت بسند قبض على الفاتورة نفسها فتصير «مسدّدة جزئيًا»، لا بفاتورة جديدة تضاعف إيرادك. وكشف حساب المقاول يجمع فواتير معداتك عنده وما بقي عليها. وإن رُفضت فاتورة فالسبب حقل لا لغز، ومرجع الأكواد يشرحه.
في ZATCA Tools هذا هو المسار كما هو: بطاقة لكل مقاول برقمه الضريبي وعنوانه الوطني؛ وأصناف محفوظة — «إيجار رافعة يوميًا»، «مشغّل»، «نقل إلى الموقع» — تختارها كل شهر فتكتب الأيام والفترة، ولكل سطر وصفه وخصمه؛ وعرض سعر بترقيم QT- يقبله المقاول برابط ويتحوّل بضغطة إلى مسودة فاتورة؛ وإشعارات دائنة ومدينة بسبب ومرجع؛ وسندات قبض RV- تُظهر كل فاتورة مسدّدة أو جزئيًا أو غير مسدّدة؛ وتقارير بكشف لكل مقاول تُصدَّر CSV أو PDF؛ ولكل فرع جهازه وشهادته وسلسلته. الربط بمنصة Fatoora برمز OTP واحد، وملف XML الموقّع محفوظ ست سنوات وقابل للتنزيل، ولمن يدير عقوده في نظامه واجهة REST. ولا نُصدر فواتير الأشهر عنك آليًا، ولا نتتبّع معداتك في المواقع، ولسنا نظام محاسبة. ابدأ من هنا — مجانًا لخمسين فاتورة أو ثلاثين يومًا من يوم ربط منشأتك، أيهما أقرب، ثم من 49 ريالًا شهريًا.