فوترة المكاتب الاستشارية الهندسية: أتعاب التصميم على مراحل، والإشراف على فترات

المكتب الاستشاري لا يُسلّم بضاعة تُعدّ. يُسلّم مخططات ودراسات وتقارير إشراف، وأتعابه مقسّمة على مراحل قد تفصل بين اثنتين منها ثلاثة أشهر. ومع ذلك فالمالك لا يصرف شيئًا قبل أن تصله فاتورة ضريبية سليمة يقبلها قسم حساباته دون مراسلات. وسؤالان يُربكان المكاتب الصغيرة أكثر من غيرهما: متى تُصدر فاتورة المرحلة، وماذا تفعل حين يتوقف المشروع والأتعاب معلّقة.

فاتورتك ضريبية كاملة في الغالب الساحق

نوع الفاتورة لا يحدّده المبلغ بل صفة المشتري — والفرق مشروح تفصيلًا هنا. وعميل المكتب الاستشاري في أغلب التكليفات منشأة مسجّلة في الضريبة، فيترتب على ذلك ثلاثة أمور: الفاتورة تحمل الرقم الضريبي للمشتري وعنوانه، وتُرسل إلى منصة Fatoora فتُجاز قبل أن تُشارَك معه، والمشتري المسجّل لا يستطيع خصم ضريبة المدخلات من فاتورة مبسّطة — فإعطاؤه إياها يعطّل ملفه لا ملفك وحدك. والاستثناء المتكرر الوحيد مالك فرد يبني لغرضه الشخصي، فمستنده فاتورة مبسّطة تُبلَّغ خلال أربع وعشرين ساعة.

ولأن الفاتورة تُجاز قبل التسليم، فحقلان يستحقان الضبط مرة واحدة في بطاقة العميل: رقمه الضريبي — خمسة عشر رقمًا يبدأ بـ3 وينتهي بـ3، وإخلاله يرفض الفاتورة (BR-KSA-44) — وعنوانه الوطني. أمّا نقص مكوّنات عنوان مكتبك أنت (الشارع، رقم المبنى، الحي، الرمز البريدي) فيعود تنبيهًا مع قبول الفاتورة لا رفضًا (BR-KSA-09)، وهو أخطر من الرفض بمعنى واحد: يمرّ صامتًا. اضبط العنوان مرة وانتهِ منه.

مراحل التصميم: فاتورة عند استحقاق كل مرحلة

العقد الاستشاري يقسّم الأتعاب عادةً على تصميم ابتدائي، ثم تفصيلي، ثم مخططات تنفيذية، ولكل مرحلة استحقاق مستقل عند تسليمها أو اعتمادها بحسب ما نصّ عليه العقد. فالمرحلة هي وحدة الفوترة، لا المشروع كاملًا ولا العقد عند توقيعه. وأثمن سطر في الفاتورة هو وصف البند: اسم المرحلة، واسم المشروع أو رقم التكليف. مبلغ بلا وصف هو ما يجعل قسم الحسابات يسأل «أي مرحلة هذه؟» بعد شهرين، وما يجعل مراجعة دفاترك بعد سنتين تخمينًا.

وعرض الأتعاب في الصف الأول ليس فاتورة: لا رمز QR فيه ولا يدخل سلسلة الترقيم، وإصداره كفاتورة ضريبية لتستعجل الاعتماد خطأ مكلف — تفصيله هنا.

أتعاب الإشراف: فترة واحدة، فاتورة واحدة

الإشراف يختلف عن التصميم في أنه لا يُسلَّم مرة بل يمتد: دفعات شهرية أو مرتبطة بنسبة الإنجاز. وفي الحالتين الفاتورة تخصّ فترة، والفترة تُكتب في البند لا تُترك للفهم الضمني. أمّا جمع ثلاثة أشهر في فاتورة واحدة «لتقليل الأوراق» فيخلق مشكلتين: فترات ضريبية مختلفة داخل مستند واحد، وشهر تعطّل فيه الموقع يختفي داخل مبلغ مجمّع بدل أن يظهر غيابه في دفترك ودفتر المالك. والمنطق نفسه ينطبق على كل أتعاب دورية، وقد فُصّل في فوترة العقود الدورية.

أنت لست المقاول — والمستخلص ليس أتعابك

هذه أكثر نقطة يُعطى فيها المكتب الاستشاري كتيّب المقاول. المقاول ينفّذ ويُفوتر دفعات مبنية على مستخلص يُثبت نسبة إنجاز فعلي، وقد تكون أنت من يعتمد ذلك المستخلص — لكنه مستنده هو: لا يدخل فاتورتك ولا سلسلة ترقيمك. أتعابك مرتبطة بمرحلة تصميم سُلّمت أو بفترة إشراف انقضت، وقد تُفوتر أتعاب إشراف شهر لم يُصرف فيه للمقاول شيء. ومن يتعامل مع الطرفين يجد فوترة المستخلص هنا — مستند غيرك، لا نموذج فاتورتك.

التعديلات خارج نطاق العقد

التعديل داخل النطاق لا مستند له. أمّا خارجه فما زاد إشعار مدين (383) أو فاتورة جديدة بحسب الاتفاق، وما نقص أو أُلغي بعد صدور فاتورته إشعار دائن (381) — والفرق بينهما هنا، وخطوات الإشعار الدائن هنا. والفاتورة المُجازة لا تُعدَّل ولا تُحذف؛ الحذف يترك فجوة في الترقيم لا تفسير لها.

ولكل إشعار شرطان يخلط بينهما كثيرون رغم أنهما يتصرفان تصرفًا مختلفًا تمامًا: سبب الإصدار نصًّا داخل المستند — وغيابه يرفض الإشعار (BR-KSA-17) — ومرجع الفاتورة الأصلية، الذي تشترطه القاعدة لكن غيابه يعود تنبيهًا مع قبول الإشعار لا رفضًا (BR-KSA-56). أي أن إشعارًا بلا مرجع قد يمرّ ويُقبل، ثم تكتشف بعد أشهر تخفيضًا لا يعرف أحد أي فاتورة صحّح. اكتب «تعديل نطاق بطلب المالك بتاريخ كذا» لا «تسوية»، واربطه برقم الفاتورة الأصلية دائمًا.

حين يتوقف المشروع

توقف المشاريع شهورًا أمر مألوف، والقاعدة التي تحكم الموقف واحدة: الضريبة تُستحق في الأسبق من التوريد أو الفاتورة أو الدفع. ينتج عنها التزامان متقابلان. لا تُصدر فاتورة لمرحلة لم تُستحق: لا توريد تمّ ولا مبلغ قُبض، وأنت وحدك من ينشئ الالتزام بتوقيعك على المستند. ولا تؤخر فاتورة مرحلة سُلّمت أو قُبضت أتعابها لأن المشروع تعثّر بعدها؛ الاستحقاق وقع والتأخير لا يلغيه. والتوقف نفسه مسألة تعاقدية توثّق بالمراسلات لا بمستند ضريبي. وما صدر يبقى محفوظًا ست سنوات بصيغة إصداره: ملف XML الموقّع، لا نسخة PDF.

المصروفات التي تعيد تحميلها على العميل

سفر إلى الموقع، طباعة مخططات، رسوم تُدفع لجهة. معاملتها الضريبية تعتمد على باسم من صدرت الفاتورة الأصلية: باسم مكتبك، أم باسم المالك ودفعتَها نيابةً عنه. الحالتان لا تُعاملان معاملة واحدة ولا نفتي فيهما هنا — اسأل محاسب المكتب أو ارجع إلى ما تنشره الهيئة على zatca.gov.sa قبل الإصدار لا بعده. والجانب الذي تملكه أنت لا يتغيّر: اجعلها أسطرًا موصوفة (سفر ميداني، طباعة مخططات، رسوم) لا مبلغًا واحدًا اسمه «مصروفات»، فالسطر الموصوف يمرّ في قسم الحسابات، والمبلغ المجمّع يعود بسؤال.

ما بعد الإصدار: التحصيل

الأتعاب الاستشارية تُصرف متأخرة عادةً وقد تصل على دفعتين. وما يهمّك قبل كل إقرار ليس ما أصدرت بل ما حصّلت ومن تأخّر — وكشف حساب العميل هو المستند الذي يجيب. والدفعة الجزئية تُثبت بسند قبض على الفاتورة نفسها فتصير «مسدّدة جزئيًا»، لا بفاتورة جديدة. وإن رُفضت فاتورة يومًا فالسبب حقل لا لغز، ومرجع الأكواد يشرحه، وهذا المقال يشرح المسار من الرفض إلى الإصدار. ومن لم يُربط بعد فموعده يحدّده إيراده: الموجة الخامسة والعشرون تضمّ من تجاوز إيراده 187,500 ريال في أي من 2022 إلى 2025، والربط من 1 فبراير 2027.

في ZATCA Tools هذا هو المسار كما هو: عرض أتعاب بترقيم QT- بتاريخ صلاحية ورابط يقبله العميل فيتحوّل إلى مسودة فاتورة؛ بنود موصوفة بمرحلة ومشروع؛ إشعارات دائنة ومدينة بسبب ومرجع؛ سندات قبض بترقيم RV- تُظهر كل فاتورة مسدّدة أو جزئيًا أو غير مسدّدة؛ وتقارير بكشف لكل عميل تُصدَّر CSV أو PDF. الربط بمنصة Fatoora برمز تفعيل واحد في دقائق، وملف XML الموقّع محفوظ ست سنوات وقابل للتنزيل، ولمن يريد الأتمتة واجهة REST. ولسنا نظام محاسبة: لا قيود يومية ولا دفتر أستاذ. ابدأ من هنا — مجاني خلال فترة الإطلاق، والحساب يبدأ بخمسين فاتورة ويتوسّع.