يقضي المكتب شهره داخل فواتير غيره: رقم ضريبي ناقص في فاتورة مورّد، وعميل يريد حذف فاتورة صدرت أمس، ومستندات إقرار قبل موعده بيومين. ثم يأتي آخر الشهر فتخرج فاتورة أتعاب المكتب نفسه من ملف Word بترقيم يدوي. والمكتب منشأة مسجّلة مثل أي منشأة أخرى، وفاتورته تخضع لما تخضع له فواتير عملائه. هذا المقال عن فوترتك أنت.
المرحلة الأولى إلزامية على كل منشأة مسجّلة منذ 4 ديسمبر 2021، ومرحلة الربط والتكامل تصل على مجموعات. المجموعة الخامسة والعشرون تضمّ من تجاوزت إيراداته 187,500 ريال في أي من الأعوام 2022 إلى 2025، وموعد ربطها 1 فبراير 2027 — وهو الحدّ الذي تقع فيه أغلب المكاتب الصغيرة وعملاؤها.
عميلك منشأة: فاتورة ضريبية تُجاز قبل أن تصل إليه
صفة المشتري تحدّد نوع المستند، لا المبلغ ولا كون الخدمة مهنية. وعميل المكتب منشأة في الغالب الأعمّ، فالمستند فاتورة ضريبية كاملة تحمل رقم المشتري الضريبي وعنوانه، تُرسل إلى الهيئة لتُجيزها قبل تسليمها. والمبسّطة مستند المشتري الفرد، تُبلَّغ إلى الهيئة خلال أربع وعشرين ساعة ولا رقم ضريبي للمشتري فيها (مقال الفاتورتين). والأثر تعرفه قبل غيرك: المشتري المسجّل لا يخصم ضريبة مدخلاته من فاتورة مبسّطة.
ورقم المشتري الضريبي حقل يُردّ به المستند لا حقل يُنبَّه عليه: خمسة عشر رقمًا تبدأ بـ3 وتنتهي بـ3 (BR-KSA-44، شدّته «رفض»). اطلبه مع العنوان الوطني عند خطاب الارتباط لا عند أول فاتورة، وتحقّق منه قبل حفظه.
العقد الشهري: اثنتا عشرة فاتورة لا واحدة
إمساك الدفاتر، وإعداد الإقرارات، ومسيّر الرواتب — أعمال تتكرّر كل شهر بمبلغ ثابت في عقد سنوي واحد. العقد واحد، لكن الهيئة ترى اثنتي عشرة فاتورة مستقلة، لكل واحدة رقمها وعدّادها وبصمة سابقتها وإجازتها. واجعل الوصف يحمل الفترة صراحة — «خدمات محاسبية عن شهر مارس 2027» لا «أتعاب شهرية».
والسبب ليس شكليًا: الضريبة تُستحق في الأسبق من التوريد أو الفاتورة أو الدفع. فالفاتورة السنوية الواحدة في يناير تسحب ضريبة اثني عشر شهرًا إلى إقرار واحد قبل أن تُقبض أحد عشر منها. والاستثناء أن ينصّ العقد على سداد المبلغ كاملًا مقدّمًا؛ وتفصيل التوريدات المستمرة مرجعه zatca.gov.sa. والشكل نفسه عند مكاتب المحاماة والمكاتب الاستشارية.
متى تُصدر كل فاتورة
| شكل الارتباط | متى تُصدر الفاتورة | وصف البند | الخطأ الشائع |
|---|---|---|---|
| عقد شهري (دفاتر، إقرارات، رواتب) | عند استحقاق قسط كل شهر | «خدمات محاسبية عن شهر مارس 2027» | فاتورة واحدة للسنة |
| ارتباط سنوي على مراحل | عند استحقاق كل مرحلة أو قبضها | «الدفعة الثانية من ارتباط 2026» | تأجيل كل شيء إلى تسليم التقرير |
| إعداد الإقرار وتقديمه | عند نهاية كل فترة إقرار | «إقرار القيمة المضافة — الربع الأول 2027» | جمع أرباع السنة في فاتورة |
| خدمة لمرة واحدة | عند إتمامها أو قبضها، أيهما أسبق | «تأسيس ملف ضريبي وتسجيل» | إصدارها يوم توقيع الخطاب |
| دفعة مقدّمة | يوم قبضها | «دفعة مقدّمة من ارتباط 2026» | تأجيلها إلى نهاية العمل |
| مبالغ مدفوعة نيابة عن العميل | مع الفاتورة التي تخصّها | سطر لكل مبلغ بوصفه ومرجعه | سطر مجمّع اسمه «رسوم» |
الارتباطات الموسمية
الارتباط الذي يمتدّ أشهرًا يُفوتر عند مراحله المنصوص عليها في خطاب الارتباط، فاتورة لكل مرحلة. وإن خلا الخطاب من مراحل فالفاتورة عند إتمام الخدمة، والدفعة المقدّمة يوم قبضها. وإعداد الإقرار ارتباط قصير متكرّر: فاتورة لكل فترة باسمها، فإذا سأل العميل بعد عام عن أي ربع دفع أجابه وصف البند.
وترقيمك متسلسل بعدّاد لا يتوقّف (ICV) وكل فاتورة تحمل بصمة سابقتها (PIH)، فلا تُرقّمها بأرقام ملفات العملاء ولا تبدأ سلسلة لكل عميل. ومرجع الارتباط موضعه وصف البند، وقبل ذلك عرض أتعاب برابط يقبله العميل.
أتعابك والمبالغ المدفوعة نيابة عن العميل
رسوم منصات، وغرامات، ومقابل خدمات جهات — يدفعها المكتب من حسابه ثم يستردّها مع الأتعاب. وهل تدخل في وعاء الضريبة أم تخرج منه؟ معاملتها تعتمد على باسم من صدرت الفاتورة أو الإيصال الأصلي وعلى شروط أخرى، وأنت أقرب إلى الجواب من أي مقال: مرجعك حكمك المهني وما تنشره الهيئة على zatca.gov.sa.
وما نملكه هنا هو الجانب العملي وحده، ولا يتغيّر مهما كان الجواب: سطر مستقل لكل مبلغ بوصفه ومرجعه — «رسوم منصة»، «غرامة تأخير سداد» — لا مبلغًا واحدًا مجمّعًا. السطر الموصوف يُبقي التصنيف ممكنًا بعد ستة أشهر من دون فتح الملف، ويُغنيك عن تفكيك رقم مجمّع. واحتفظ بالمستند الأصلي لكل مبلغ.
ونحن لسنا نظامًا محاسبيًا
نقولها قبل أن تجرّب: دفاتر عملائك تُمسك ببرنامجك المحاسبي ولا نزاحمه. لا دليل حسابات عندنا، ولا قيود يومية، ولا دفتر أستاذ، ولا مخزون، ولا رواتب، ولا إعداد إقرارات. ما نقدّمه طبقة امتثال لإصدار الفواتير الإلكترونية: توقيع بشهادة المنشأة، ورمز QR، وسلسلة بصمات وعدّاد، وإجازة أو إبلاغ، وحفظ الملف الموقّع (الحدّ بين الأمرين هنا).
وهذا يجعلنا مناسبين لحالتين تحديدًا: فوترة المكتب نفسه بعقوده وارتباطاته، وعميل صغير لا يحتاج نظامًا محاسبيًا كاملًا بل فاتورة تقبلها الهيئة فقط — من يُصدر فواتير معدودة في الشهر لعملاء منشآت ودفاتره عندك أنت. أمّا من يحتاج مخزونًا وتكاليف وقوائم فوجهته برنامج محاسبة، ويبقى الربط عبر واجهة API.
ثلاثة أخطاء تراها في فواتير عملائك
النوع الخطأ. عميل يبيع لمنشآت ويُصدر مبسّطة لأنها أسرع، فيأتي مشتريه المسجّل ليخصم ضريبة مدخلاته من مستند لا يصلح، فيطلب البدل. النوع يتبع صفة المشتري لا سرعة الإصدار، وقارئ رمز QR يكشف ما وصل العميل فعلًا.
التصحيح بالتعديل أو الحذف. ما صدر ووصل إلى الهيئة لا يُعدَّل ولا يُحذف؛ يُصحَّح أثره بإشعار دائن (381) إن نقص المبلغ أو مدين (383) إن زاد (الفرق، الخطوات). وفرق يفيدك عند الشرح للعميل: سبب الإشعار حقل إلزامي تُردّ الوثيقة بدونه (BR-KSA-17، شدّته «رفض»)، أمّا الإشارة إلى رقم الفاتورة الأصلية فتعود ضمن التنبيهات مع القبول لا بالرفض (BR-KSA-56، شدّته «تنبيه») — ولا يُصدَر إشعار بلا مرجع.
العنوان الناقص. الفاتورة الضريبية تحتاج عنوان المشتري والبائع: الشارع والحي والمدينة والرمز البريدي ورقم المبنى. ونقص عنوان البائع يعود تنبيهًا مع القبول لا رفضًا (BR-KSA-09، شدّته «تنبيه») — ولهذا يبقى ناقصًا سنة: لا شيء يتوقّف فلا أحد يصحّح. والعنوان الوطني القصير يختصر الطريق.
الحفظ ست سنوات — بالصيغة التي صدرت بها
الفواتير تُحفظ ست سنوات، والدقّة في كلمتين: بالصيغة التي صدرت بها. الصادر ملف XML موقّع يحمل التوقيع والبصمة والعدّاد؛ وPDF نسخة مقروءة تُظهر الأرقام ولا تثبت شيئًا. فمن حفظ PDF وحده حفظ صورة المستند لا المستند. والسؤال الذي يكشف الخلل: أخرِج الآن فاتورة عمرها سنتان بالملف الذي أُرسل للهيئة.
ما تحتاجه عمليًا
بيانات مكتبك كاملة: رقمك الضريبي (خمسة عشر رقمًا يبدأ بـ3 وينتهي بـ3 — BR-KSA-40، شدّته «رفض») وعنوانك الوطني، ثم رمز تفعيل (OTP) واحد من بوابة Fatoora، وشهادة تُجدَّد قبل انتهاء مدتها. وإن رُدّت فاتورة فالسبب كود لا لغز: اقرأ الكود في مرجع الأكواد، وإن لم تصل أصلًا فتلك حالة أخرى. وقبل كل إقرار اعرف كم أصدرت وكم حصّلت من كشف حساب لكل عميل، وأثبت الدفعات بسندات قبض.
وفي ZATCA Tools هذا هو المسار: ربط بمنصة Fatoora برمز تفعيل واحد في دقائق، وفواتير موقّعة برمز QR مطابق تُجاز أو تُبلَّغ، وملف XML الموقّع محفوظ ست سنوات وقابل للتنزيل، والمردود بكوده الرسمي ورابط دليله (135 كودًا موثّقًا، نحو ثلاثين بدليل كامل). ومعها عروض QT- بتاريخ صلاحية، وسندات قبض RV- بحالات السداد الثلاث، وتقارير بكشوف العملاء وفلاتر بالعميل والفرع والنوع تُصدَّر CSV أو PDF بهويتك، وفروع لكل فرع جهازه وشهادته وسلسلته. وللربط: WooCommerce وShopify وn8n وWHMCS وواجهة REST وواجهة شركاء لمن يخدم منشآت كثيرة بمفتاح واحد (كلّمنا). ابدأ من هنا: مجانًا لخمسين فاتورة أو ثلاثين يومًا من يوم ربط منشأتك، أيهما أقرب، ثم من 49 ريالًا شهريًا، والتكلفة هنا.