مؤسسة صغيرة لتوريد العمالة وخدمات التشغيل والإسناد تورّد أربعة عشر عاملًا لموقع مقاول: عشرة عمّال وثلاثة فنيين ومشرف. في آخر الشهر يوقّع مشرف الموقع لدى العميل كشف الحضور (التايم شيت)، وفيه أيام الغياب وساعات العمل الإضافي، ثم يبقى على صاحب المؤسسة أن يحوّله إلى فاتورة: كم سطرًا؟ وما الكمية؟ وأين تذهب أيام الغياب؟ والعميل لن يسدّد قبل ستين أو تسعين يومًا، فمتى تُدفع الضريبة؟ لكل سؤال جواب محدد، وأغلب الخطأ فيها لا يظهر يوم الإصدار، بل يوم يعيد قسم الحسابات عند العميل الفاتورة.
عميلك منشأة: فاتورة ضريبية تُجاز قبل أن تصل إليه
نوع الفاتورة تحدّده صفة المشتري لا قيمتها — والفرق مشروح هنا. وعميل توريد العمالة منشأة في الغالب الساحق: مقاول، أو مصنع، أو مستودع، أو شركة تشغيل وصيانة. فالفاتورة الشهرية فاتورة ضريبية كاملة تحمل رقمه الضريبي وعنوانه الوطني، وتذهب إلى منصة Fatoora فتُجاز قبل أن تُرسل إليه. ولا تعطه فاتورة مبسّطة لأن رقمه لم يكن في يدك ساعة الإصدار؛ المشتري المسجّل لا يخصم ضريبة المدخلات من فاتورة مبسّطة، فتعود إليك.
لذلك تُضبط بطاقة العميل مرة واحدة قبل أول فاتورة. رقمه الضريبي خمسة عشر رقمًا يبدأ بـ3 وينتهي بـ3، وإخلال صيغته يرفض الفاتورة (BR-KSA-44). أمّا نقص مكوّنات عنوانه — الحي أو الرمز البريدي أو رقم المبنى — فيعود تنبيهًا مع قبول الفاتورة لا رفضًا (BR-KSA-63)، وخطره أنه يتكرّر صامتًا شهرًا بعد شهر. حقول العنوان الستة وأين تجدها.
من كشف الحضور إلى أسطر الفاتورة
كشف الحضور المعتمد مستند مساند لا فاتورة: لا يذهب إلى الهيئة، ولا يحمل رمز QR، ولا يدخل سلسلة الترقيم. هو الأصل الذي تُبنى منه الفاتورة، ويبقى في ملفك ويُرسل معها إن طلبه العميل. والفاتورة تأخذ منه ثلاثة أشياء:
- سطر لكل فئة لا لكل عامل: «عامل عادي»، «فني كهرباء»، «مشرف موقع». الكمية أيام العمل الفعلية لعمّال الفئة مجتمعين — أو الساعات إن كان عقدك بالساعة — وسعر الوحدة سعر الفئة في عقدك.
- وصف السطر: الفترة من تاريخ إلى تاريخ، واسم الموقع، ورقم الكشف المعتمد. أمّا أسماء العمّال فمكانها الكشف؛ الفاتورة تحتاج بيانات المشتري لا بيانات فريقك.
- الساعات الإضافية والمبالغ المحمّلة أسطرًا مستقلة، كما يأتي.
وسطر واحد اسمه «خدمات عمالة» بمبلغ مقطوع أقصر طريق إلى أن تعود الفاتورة: المحاسب عند العميل يطابق الأيام بالكشف فئةً فئة، والمبلغ المقطوع لا يُطابَق. ولكل شهر فاتورته. الضريبة تُستحق في الأسبق من التوريد أو الفاتورة أو الدفع، فضمّ شهر إلى فاتورة الشهر الذي يليه «لتقليل الأوراق» لا يؤجّل استحقاقًا وقع، بل يؤخّر مستنده. وإن كان العميل يعتمد الكشف بعد نهاية الشهر بأيام، فكيف تنطبق قواعد التوريدات المستمرة على مواعيد عقدك سؤال لمحاسبك أو لما تنشره الهيئة على zatca.gov.sa. ومنطق القسط الشهري مبسوط في فوترة العقود الدورية.
مثال محسوب: شهر واحد لموقع واحد
الفترة 26 يوم عمل. عشرة عمّال بـ150 ريالًا لليوم وعليهم في الكشف 6 أيام غياب، وثلاثة فنيين بـ250 ريالًا وعليهم يوما غياب، ومشرف بـ400 ريال بلا غياب. وللعمّال ساعات إضافية بأسعار العقد: 40 ساعة في أيام العمل بـ20 ريالًا للساعة، و12 ساعة في أيام الراحة والأعياد بـ30 ريالًا.
| السطر في الفاتورة | الكمية | سعر الوحدة | الصافي (ريال) |
|---|---|---|---|
| عامل عادي | 254 يومًا | 150 | 38,100.00 |
| فني | 76 يومًا | 250 | 19,000.00 |
| مشرف موقع | 26 يومًا | 400 | 10,400.00 |
| ساعات إضافية — أيام العمل | 40 ساعة | 20 | 800.00 |
| ساعات إضافية — أيام الراحة والأعياد | 12 ساعة | 30 | 360.00 |
| المجموع قبل الضريبة | — | — | 68,660.00 |
| ضريبة القيمة المضافة 15% | — | — | 10,299.00 |
| الإجمالي | — | — | 78,959.00 |
وكل كمية تُطابَق بالكشف: 254 يومًا هي عشرة عمّال في 26 يومًا، أي 260، ناقص ستة أيام غياب؛ و76 يومًا هي ثلاثة فنيين في 26 يومًا، أي 78، ناقص يومين. الغياب خُصم من الكمية قبل الإصدار، فلا سطر خصم ولا رقم سالب.
وبعد إجازة الفاتورة وجد العميل في مراجعته ثلاثة أيام غياب لم تُسجَّل: إشعار دائن بثلاثة أيام بسعر 150 ريالًا، أي 450 ريالًا وضريبتها 67.50، فالإشعار 517.50 ريالًا. وبعد خمسة وسبعين يومًا وصل تحويل بـ50,000 ريال: سند قبض على الفاتورة نفسها، فتصير «مسدّدة جزئيًا» ويبقى عليها 28,441.50 ريالًا — الإجمالي 78,959.00 ناقص الإشعار وناقص الدفعة.
الغياب قبل الإصدار وبعده
قبل الإصدار الغياب ليس سطرًا: اكتب الكمية أيامًا فعلية كما في المثال. ولا تُصدر بالعدد الكامل ثم تطرح الغياب بسطر سالب — كل كمية وكل مبلغ في المستند يجب أن يكون موجبًا، والسالب يرفض الفاتورة (BR-KSA-F-04).
بعد الإجازة لا تُعدَّل الفاتورة ولا تُحذف، ولا يُطرح غيابها من فاتورة الشهر التالي. الصواب إشعار دائن (381) مرتبط بها، ويلزمه أمران يختلف سلوكهما: سبب الإصدار نصًّا — «غياب ثلاثة أيام لم يُسجَّل في كشف سبتمبر» — وإغفاله يرفض الإشعار (BR-KSA-17)؛ ومرجع الفاتورة الأصلية، وإغفاله يعود تنبيهًا مع قبول لا رفضًا (BR-KSA-56)، فيمرّ إشعار لا يعرف أحد أي شهر صحّح. خطوات الإشعار الدائن هنا.
وللإشعار الدائن حدّ: يصحّح قيمة الخدمة — أيامًا لم تُعمل، أو سعر فئة كُتب خطأ. أمّا عميل تأخّر في السداد فلا يغيّر قيمة شيء، والإشعار ليس أداة لإخفاء دين متأخر؛ تبقى الفاتورة قائمة بما بقي عليها.
الساعات الإضافية وأيام الراحة: أسطر مستقلة
الساعة الإضافية في يوم عمل والساعة في يوم راحة أو عيد بندان بسعرين في أغلب العقود، فلكلٍّ سطره: الكمية ساعات، والسعر ما في عقدك مع العميل. ولا تذوّبها في سعر اليومية، فهي تُطابَق بالكشف كالأيام. وإن اعتُمدت ساعات بعد صدور فاتورة شهرها فأمامك مساران: إشعار مدين (383) مرتبط بتلك الفاتورة بسبب ومرجع، أو سطر في فاتورة الشهر التالي يسمّي الشهر الذي نشأت فيه إن كان العقد يحاسبها في الدورة التالية. الفرق بين الإشعارين هنا.
السكن والنقل والإعاشة المحمّلة على العميل
إن كان عقدك يسعّرها داخل اليومية فلا سطر لها. وإن كانت تُحمَّل على العميل منفصلة، فمعاملتها الضريبية تعتمد على باسم من صدرت الفاتورة الأصلية: باسم مؤسستك، أم باسم العميل ودفعتَها نيابةً عنه. الحالتان لا تُعاملان معاملة واحدة، ولا نفتي فيهما هنا — اسأل محاسبك أو ما تنشره الهيئة على zatca.gov.sa، وقبل الإصدار لا بعده. أمّا العرض فلا يتغيّر مهما كان الجواب: سطر لكل بند بوصفه وفترته — «سكن العمّال - سبتمبر - موقع كذا»، «نقل يومي إلى الموقع - سبتمبر» — لا مبلغًا واحدًا اسمه «مصاريف». واحتفظ بالمستند الأصلي لكل مبلغ. والقاعدة نفسها في المصاريف المدفوعة نيابة عن الموكّل.
العميل يسدّد بعد تسعين يومًا، والضريبة لا تنتظر
شروط السداد في توريد العمالة ستون يومًا أو تسعون، وأجور العمّال تُدفع قبل ذلك بكثير. والضريبة تُستحق في الأسبق من التوريد أو الفاتورة أو الدفع، فضريبة الفاتورة — 10,299.00 ريال في المثال — تدخل إقرار فترتها سواء وصل المال أم لم يصل. لا حيلة نظامية في هذا، لكن فيه انضباطًا يقلّل أثره: أصدر الفاتورة حين يُعتمد الكشف لا حين يقترب التحصيل، واكتب عليها تاريخ الاستحقاق المتفق عليه، وأثبت كل دفعة جزئية بسند قبض على الفاتورة نفسها لا بفاتورة جديدة، والسند لا يذهب إلى الهيئة. وقبل كل إقرار اعرف كم أصدرت وكم حصّلت ومن تأخّر، من كشف حساب لكل عميل.
عدة مواقع وعدة عملاء، وفروعك أنت
لكل عميل فاتورته في كل شهر. والعميل الواحد بثلاثة مواقع يأخذ فاتورة واحدة بأسطر لكل موقع، أو فاتورة لكل موقع إن نصّ العقد على ذلك أو كان يصرف كل موقع من مركز تكلفة مستقل. الاثنان سليمان: العدّاد يعدّ المستندات لا المواقع ولا العمّال — والمنطق نفسه عند شركات النقل.
ولا تخلط بين موقع العميل وفرعك. الموقع الذي يعمل فيه عمّالك مكان تُقدَّم فيه الخدمة، لا نقطة إصدار. أمّا إن كان لمؤسستك فرع في مدينة أخرى يُصدر فواتيره بنفسه، فلكل نقطة إصدار جهازها وشهادتها وعدّادها وسلسلتها المستقلة. ومن لم يُربط بعد فموعده يحدّده إيراده: الموجة الخامسة والعشرون تضمّ من تجاوز إيراده 187,500 ريال في أي من 2022 إلى 2025، والربط من 1 فبراير 2027.
وفي ZATCA Tools لا نستورد كشوف الحضور، ولا نحسب الرواتب، ولا نكرّر الفواتير آليًا. الطريق الشهري هكذا: بطاقة العميل محفوظة برقمه الضريبي وعنوانه الوطني، وسعر كل فئة بند محفوظ يُختار فيملأ السطر بسعره؛ تكتب من الكشف المعتمد الأيام والساعات، وفي وصف كل سطر الفترة والموقع، وتحفظ الفاتورة مسودة تراجعها على الكشف ثم تُصدرها. والإشعار الدائن يُنشأ من الفاتورة نفسها بأسطرها وأسعارها، فتكتب عدد الأيام وسبب الإصدار. وسندات قبض RV- تُظهر كل فاتورة مسدّدة أو جزئيًا أو غير مسدّدة، وتاريخ الاستحقاق يُطبع عليها وتُعلَّم متأخرة إن فات ولم تُسدَّد، والتقارير تعطي كشفًا لكل عميل يُصدَّر CSV أو PDF ويُفلتر بالفرع، ولكل فرع جهازه وشهادته وسلسلته. ومن يدير الحضور في نظامه يُصدر منه عبر واجهة REST. الربط بمنصة Fatoora برمز OTP واحد في دقائق. ولسنا نظام محاسبة ولا نظام رواتب. ابدأ من هنا — مجانًا لخمسين فاتورة أو ثلاثين يومًا من يوم ربط منشأتك، أيهما أقرب، ثم من 49 ريالًا شهريًا.