صباح في معهد لغات: متدرّبة تسجّل في مستوى جديد وتدفع نصف الرسوم عند الكاونتر على أن تدفع الباقي في منتصفه، وبريد من قسم الموارد البشرية في شركة يحمل أمر شراء لدورة إدارة مشاريع لعشرة من موظفيها. مساران في يوم واحد لا يشبه أحدهما الآخر، ومستنداهما مختلفان — والخطأ الذي يكلّف هو معاملة الاثنين بمستند واحد، أو تأجيل مستند القسط إلى يوم تبدأ الدورة.
متدرّب عند الكاونتر وشركة بأمر شراء: مستندان
نوع المستند تحدّده صفة المشتري لا قيمة الدورة، والفرق مشروح هنا. فالمتدرّب الذي يدفع لنفسه مستنده فاتورة مبسّطة: تُسلَّم له فورًا، وتُبلَّغ إلى الهيئة خلال أربع وعشرين ساعة، ولا تحمل رقمًا ضريبيًا للمشتري. أمّا الشركة التي تُرسل موظفيها فمستندها فاتورة ضريبية كاملة تحمل رقمها الضريبي وعنوانها الوطني، وتذهب إلى منصة Fatoora فتُجاز قبل أن تُرسَل إليها — والمشتري المسجّل لا يخصم ضريبة مدخلاته من فاتورة مبسّطة، فإعطاؤه إياها يعطّل ملفه قبل ملفك.
ولأن الإجازة تسبق الإرسال، فبطاقة كل شركة تستحق الضبط مرة واحدة: رقمها الضريبي — خمس عشرة خانة تبدأ وتنتهي بالرقم 3، وإخلال صيغته يرفض الفاتورة (BR-KSA-44) — وعنوانها الوطني. وإن كان عميلك جهة لا رقم ضريبي لها — إدارة تدريب في جهة حكومية تُعرَّف برقمها الموحد 700، أو منشأة تحت حد التسجيل بسجلها التجاري — فالفاتورة الضريبية تحمل معرّفها بنوعه أو تُرفض (BR-KSA-14). أمّا نقص مكوّنات عنوان مركزك أنت فيعود تنبيهًا مع القبول لا رفضًا (BR-KSA-09) فيمرّ صامتًا شهورًا — اضبطه مرة واحدة.
وما يجعل فاتورة الشركة تمرّ من قسم حساباتها بلا مراسلات ليس مبلغها بل رقم أمر الشراء في وصف السطر: «دورة إدارة المشاريع - 10 مقاعد - أمر شراء رقم كذا - من 5 إلى 9 أكتوبر». قسم الحسابات يطابق الفاتورة بأمر الشراء لا باسم المركز، وفاتورة بلا رقمه تنتظر. ويصلح حقل الملاحظات لذلك أيضًا إن طال الوصف.
الأقساط: الضريبة تُستحق يوم يُقبض القسط، لا يوم تبدأ الدورة
هذه نقطة المعاهد الحقيقية. الضريبة تُستحق في الأسبق من ثلاثة: التوريد، أو الفاتورة، أو الدفع. فالقسط الذي يُقبض عند التسجيل قبل بداية الدورة بأسبوعين أنشأ الاستحقاق يوم قُبض، لا يوم دخل المتدرّب القاعة — وتأجيل مستنده إلى «بداية الدورة» يؤخّر إقرارًا استُحقت ضريبته بالفعل. والسؤال بعدها ليس هل يُفوتر القسط، بل بأي مستند، وذلك يحدّده عقدك:
- دفعة مقدّمة تُخصم لاحقًا من فاتورة الدورة الكاملة: الإرشادات التفصيلية للفوترة الإلكترونية تجعل لهذه الفاتورة نوعًا خاصًا —
386— تخصمها فاتورة الدورة لاحقًا بحقول مخصّصة تشير إليها. وZATCA Tools لا يُصدر هذا النوع اليوم، فإن كان عقدك على هذه الصورة فاتفق مع محاسبك على معالجته قبل أول إصدار. والمنطق نفسه مبسوط في فاتورة المستخلص وفوترة الفعاليات. - قسط مقابل جزء بعينه من الدورة — مستوى، أو وحدة، أو شهر: لكل قسط فاتورته العادية بقيمته، تصدر عند الأسبق من قبضه أو بداية جزئه، ولا يبقى في آخر الدورة ما يُخصم. وهذه أبسط الصورتين وأصدقها متى كانت شروط التسجيل مكتوبة على هذا النحو، وشرطها أن يقول وصف السطر أي جزء هو: «المستوى الثالث - إنجليزي عام - من 1 إلى 31 أكتوبر».
خذ دورة لغة من مستويين رسومها 4,600 ريال شاملة الضريبة، تُدفع قسطين، كل قسط مقابل مستواه:
| المستند | قبل الضريبة | ضريبة 15% | الإجمالي | متى يصدر |
|---|---|---|---|---|
| فاتورة مبسّطة — المستوى الأول | 2,000.00 | 300.00 | 2,300.00 | يوم قبض القسط الأول |
| فاتورة مبسّطة — المستوى الثاني | 2,000.00 | 300.00 | 2,300.00 | الأسبق من قبض القسط الثاني أو بداية المستوى |
| المجموع | 4,000.00 | 600.00 | 4,600.00 | — |
ولاحظ ما يُريح موظف التسجيل: السعر الذي يراه المتدرّب على اللوحة شامل الضريبة، فيُكتب كما هو وتُستخرج الضريبة منه، لا يُكتب صافيًا ثم تُضاف عليه فيُفاجأ المتدرّب بالفرق عند الكاونتر.
دورة لعشرة موظفين بأمر شراء: مثال بالأرقام
الشركة طلبت مقعدًا لكل موظف بسعر 1,500 ريال قبل الضريبة، واتُّفق على خصم عشرة بالمائة للمجموعات. اجعل الخصم على السطر نفسه فيُخفّض سعر المقعد، لا خصمًا على إجمالي الفاتورة، حتى يبقى سعر كل مقعد مقروءًا كما اتُّفق عليه:
| الحساب | المبلغ | |
|---|---|---|
| عشرة مقاعد قبل الخصم | 10 × 1,500 | 15,000.00 |
| خصم 10% على سعر المقعد | 10 × 150 | -1,500.00 |
| الصافي قبل الضريبة | 10 × 1,350 | 13,500.00 |
| ضريبة 15% | 13,500 × 15% | 2,025.00 |
| إجمالي الفاتورة الضريبية | 13,500 + 2,025 | 15,525.00 |
| انسحاب موظف بعد الإجازة — إشعار دائن (381) | 1,350 + 202.50 | -1,552.50 |
| المستحق على الشركة بعد الإشعار | 12,150 + 1,822.50 | 13,972.50 |
الإشعار على المقعد الملغى يحمل صافي المقعد بعد خصمه — 1,350 لا 1,500 — لأن الفاتورة الأصلية لم تُحاسب الشركة إلا على الصافي. ويلزمه شرطان مختلفا السلوك: سبب الإصدار نصًّا — «انسحاب متدرّب واحد قبل بداية الدورة - أمر شراء رقم كذا» — وغيابه يرفض الإشعار (BR-KSA-17)؛ ومرجع الفاتورة الأصلية، الذي تشترطه القاعدة لكن غيابه يعود تنبيهًا مع قبول لا رفضًا (BR-KSA-56) — أي أن إشعارًا معلّقًا في الهواء قد يمرّ ثم لا يعرف أحد أي فاتورة خفّض. وبالعكس: موظف يُضاف بعد الإجازة إشعار مدين (383) على الفاتورة نفسها، والفرق بين الإشعارين هنا.
وقبل الفاتورة عرض سعر تطلبه الشركة قبل أن تُصدر أمر الشراء، وهو مستند تجاري لا يذهب إلى الهيئة ولا يحمل رمز QR — تفصيله هنا. يُكتب بالمقاعد والسعر والخصم كما ستُكتب الفاتورة، ويتحوّل إليها بعد أمر الشراء بلا إعادة كتابة.
إعفاء التعليم: ما الذي يحمله المستند حين ينطبق
هل تدخل خدمات مركزك في المعاملة الخاصة بالتعليم، ولأي متدرّب، ومن يتحمّل الضريبة — مسألة تعتمد على نوع المنشأة وصفة المتدرّب، ومرجعها محاسب المركز وما تنشره الهيئة على zatca.gov.sa، ولا نجيب عنها هنا ولا نلمّح إليها. الذي نملك قوله ميكانيكي: في قائمة رموز الإعفاء التي تنشرها الهيئة رمز اسمه «تعليم خاص لمواطن»، ومتى حمله المستند صار معرّف المشتري إلزاميًا ونوعه الهوية الوطنية تحديدًا — لا إقامة ولا جواز — ودرجة القاعدة خطأ: المستند الناقص لا يُقبل (BR-KSA-49)، والفاتورة المبسّطة ليست مستثناة، ويلزمها معه اسم المشتري وإن كانت درجة ذلك تنبيهًا فقط (BR-KSA-25). وقد فصّلنا هذه القاعدة وحالاتها في مقال العيادات ولا نعيده هنا.
وما يخصّ المعاهد تحديدًا أمران. الأول أن الرمز يسمّي مواطنًا، وشركة موظفيك لا هوية وطنية لها: فمهما كانت المعاملة الصحيحة لدورة الشركة — وذلك لمحاسبك — فالمستند الذي يحمل الرمز لا يمكن أن يخرج باسم شركة. والثاني أن المعاملة الضريبية في ZATCA Tools تُضبط مرة واحدة على مستوى المنشأة في الإعدادات وتُكتب على كل سطر في ملف XML؛ فإن كانت خدماتك لا تُعامَل معاملة واحدة فالمسار واجهة REST حيث يحمل كل سطر معاملته، أو فصل المستندات بحسب المعاملة. والمنتج لا يُصدر مستندًا يحمل الرمز لعميل بلا هوية وطنية محفوظة بنوعها، ويردّ الطلب برسالة قبل التوقيع.
إلغاء دورة بعد أن صدرت فواتيرها
لم يكتمل العدد فأُلغيت الدورة، وقد صدرت فواتير أقساطها. الجواب واحد لكل فاتورة صدرت وأُجيزت: إشعار دائن (381) بقيمة ما يُردّ، بسبب ومرجع. لا تعديل ولا حذف. وإن نصّت شروط التسجيل على رسوم لا تُردّ فما يبقى لك لا يُلغى منه شيء، وتكييفه ضريبيًا سؤال لعقدك ومحاسبك. خطوات الإشعار هنا.
فرع ثانٍ: نقطة إصدار لكل موقع
المعاهد تتوسّع بفتح فرع في حي آخر أو مدينة أخرى، والقاعدة صارمة: لكل فرع جهازه وشهادته وعدّاده وسلسلة بصماته المستقلة. وإصدار فرعين من نقطة واحدة يجعل مستندين يتنازعان الموضع نفسه في السلسلة. ولاحظ أن غياب بصمة الفاتورة السابقة يعود تنبيهًا مع قبول لا رفضًا (BR-KSA-61) — فالخلل لا يوقف الإصدار اليوم، ويظهر يوم المراجعة. ومن لم يُربط بعد فموعده يحدّده إيراده، وهذا المقال يبيّن هل مركزك مشمول.
ما لسنا: لا سجلات تسجيل ولا حضور ولا جداول أقساط
نقولها صريحة قبل أن تجرّب: لسنا نظام إدارة تدريب. لا سجلات متدرّبين عندنا، ولا حضور، ولا جداول أقساط، ولا فواتير متكررة، ولا دفتر أستاذ. ومن عنده نظام تسجيل فالمسار الصحيح ألّا يستبدله: يُبقيه مصدر الحقيقة عن المتدرّب والدورة، ويجعله يُصدر المستند من خلاله عبر واجهة REST. ومن ليس عنده نظام يُصدر من الواجهة مباشرة، ويتابع أقساط المتدرّبين وتحصيل الشركات على المستند نفسه: كل قسط يُقبض يُثبت بسند قبض على فاتورته فتصير مسدّدة أو مسدّدة جزئيًا أو غير مسدّدة، لا بفاتورة ثانية تضاعف الإيراد؛ وكشف حساب كل شركة يُظهر ما بقي عليها قبل كل إقرار.
في ZATCA Tools هذا هو المسار كما هو: دورات محفوظة أصنافًا تُختار بالاسم، وعملاء محفوظون برقم ضريبي وعنوان وطني — أو بهوية وطنية بنوعها حين تلزم — ولكل سطر وصفه وخصمه، ومسوّدة قبل الإصدار وعرض سعر QT- قبلها يقبله المشتري برابط ثم يتحوّل إلى فاتورة، وحقل ملاحظات، وإشعارات بسبب ومرجع، وسندات قبض RV- وتقارير تُصدَّر CSV أو PDF، ولكل فرع جهازه وشهادته وسلسلته، وملف XML الموقّع محفوظ وقابل للتنزيل. الربط بمنصة Fatoora برمز OTP واحد في دقائق، وإن رُفض مستند فالسبب حقل لا لغز يشرحه مرجع الأكواد وهذا المقال. ولسنا نظام محاسبة. ابدأ من هنا — مجانًا لخمسين فاتورة أو ثلاثين يومًا من يوم ربط منشأتك، أيهما أقرب، ثم من 49 ريالًا شهريًا.