ورشة سيارات، أو مركز صيانة، أو محل إطارات: من الصباح إلى الإغلاق سيارات تدخل وتخرج، لكل واحدة بطاقة عمل وقطع وساعات فنّي، ويدفع صاحبها عند استلام المفتاح. وفي الدفتر نفسه شركة تأجير عندها ثلاثون سيارة، أو مؤسسة بأسطول توصيل، تريد فاتورة واحدة آخر الشهر باسمها ورقمها الضريبي. شكلان تحت سقف واحد، وهذا الدليل لمن يجمعهما: متى تصير بطاقة العمل فاتورة، وكيف تُكتب القطع والعمالة حتى لا تعود الفاتورة من محاسب شركة التأجير.
زبونان، ومستندان
نوع الفاتورة تحدّده صفة المشتري لا قيمة الإصلاح — والفرق مشروح هنا. صاحب السيارة الفرد الذي يدفع عند الاستلام مستنده فاتورة ضريبية مبسّطة: تُسلَّم فورًا برمز QR وتُبلَّغ إلى منصة فاتورة خلال أربع وعشرين ساعة من إصدارها، بلا بيانات مشتري. وآليات التذكرة الصغيرة كلها مبسوطة في دليل محلات الخدمة السريعة ولن نعيدها هنا.
أمّا شركة التأجير والأسطول والمؤسسة التي تُصلح سياراتها عندك بعقد فمستندها فاتورة ضريبية كاملة: تحمل الرقم الضريبي للمشتري وعنوانه الوطني، وتذهب إلى منصة فاتورة فتُجاز قبل أن تُشارَك معه. والرقم الضريبي خمسة عشر رقمًا يبدأ بـ3 وينتهي بـ3، وإخلال صيغته يرفض الفاتورة (BR-KSA-44) — تحقّق منه مرة واحدة بـأداة التحقق واحفظه في بطاقة العميل. والمنشأة المسجّلة لا تخصم ضريبة المدخلات من فاتورة مبسّطة، فلا تعطها إياها. أمّا نقص مكوّنات عنوانك أنت فيعود تنبيهًا مع قبول الفاتورة لا رفضًا (BR-KSA-09)، فيمرّ صامتًا وتتراكم خلفه فواتير ناقصة — اضبطه مرة واحدة.
بطاقة العمل ليست فاتورة
بطاقة العمل مستند تشغيل: ما طلبه الزبون، وما وجده الفنّي، وما استُبدل من قطع. تُفتح حين تدخل السيارة وتتغيّر كلما اكتُشف عطل جديد، ولهذا بالذات لا تصلح فاتورة — الفاتورة بعد إصدارها لا تتغيّر. والفرق بين مستندات التشغيل والمستند الضريبي هنا. فالمسار: بطاقة عمل مفتوحة طوال الإصلاح، ثم مسوّدة فاتورة تُملأ منها — لا تذهب إلى الهيئة ولا تأخذ رقمًا ولا عدّادًا — ثم الإصدار عند تسليم السيارة، أو عند الدفع إن سبق التسليم. والقاعدة التي تحكم الموعد: الضريبة تُستحق في الأسبق من التوريد أو الفاتورة أو الدفع؛ فزبون حوّل المبلغ قبل أن يأتي للاستلام أنشأ الاستحقاق بتحويله. وللإصلاح الكبير يسبق ذلك كله عرض سعر يوافق عليه الزبون قبل أن تُفكّ قطعة، ولا يذهب إلى الهيئة ولا يدخل الترقيم.
ومن هنا حكم الدفعة المقدّمة قبل إصلاح كبير تُشترى قطعه مسبقًا. المبلغ المقبوض قبل أي فاتورة يُنشئ استحقاق الضريبة يوم قبضه، فيلزمه فاتورة ضريبية يومها لا سند قبض وحده. والإرشادات التفصيلية للفوترة الإلكترونية تجعل لهذه الفاتورة نوعًا خاصًا — 386، فاتورة دفعة مقدّمة — تخصمه فاتورة الإصلاح النهائية بحقول مخصّصة حتى لا تُحتسب الضريبة مرتين. وZATCA Tools لا يُصدر هذا النوع اليوم، فإن كانت أعمالك الكبيرة بدفعة مقدّمة فاتفق مع محاسبك على معالجتها قبل أن تقبض — والمبدأ نفسه في الدفعة المقدّمة للمقاولين.
القطع سطر، والعمالة سطر
فاتورة الورشة التي تعود بسؤال هي التي تقول «إصلاح فرامل — 431.25». الزبون يريد ثمن القطعة من ثمن الشغل، ومحاسب الشركة يطابق القطع بسجل الصيانة والعمالة بساعات العقد. فلكل قطعة سطرها بكميتها وسعرها، وللعمالة سطرها بالساعات أو بالأجرة المقطوعة. وهذا فحمات فرامل لزبون فرد، بأسعار قبل الضريبة:
| السطر | الكمية × السعر | الصافي |
|---|---|---|
| طقم فحمات فرامل أمامية — قطع | 1 × 180.00 | 180.00 |
| زيت فرامل — قطع | 1 × 35.00 | 35.00 |
| عمالة: تركيب الفحمات وفحص الفرامل | 2 ساعة × 80.00 | 160.00 |
| الوعاء الخاضع | — | 375.00 |
| ضريبة القيمة المضافة 15% | — | 56.25 |
| المطلوب من الزبون | — | 431.25 |
الحساب: 180 + 35 + 160 = 375، والضريبة 375 × 15% = 56.25، والإجمالي 431.25. وإن كانت أسعارك معلّقة شاملة للضريبة فالاتجاه ينقلب — تُستخرج الضريبة من السعر بدل أن تُضاف عليه — وذلك مشروح بأرقامه في دليل الخدمة السريعة. والخصم الذي تمنحه على الشغل يُكتب خصمًا على سطر العمالة نفسه، فيبقى في المستند ما مُنح.
عقد الأسطول: فاتورة واحدة في الشهر بسطر لكل زيارة
شركة التأجير لا تريد ثلاثين فاتورة، ولا الهيئة تطلبها: لا شيء في آليات الفوترة الإلكترونية يعدّ الزيارات. العدّاد يعدّ المستندات، فشهر كامل من الصيانة في فاتورة واحدة مستند واحد بقيمة عدّاد واحدة ورمز QR واحد. والذي يجعلها تمرّ عند محاسب الشركة بلا مراسلات هو وصف الأسطر: القطع وحدها والعمالة وحدها، وفي وصف السطر رقم اللوحة والتاريخ وقراءة العدّاد إن وُجدت. فالخلاف على فاتورة الأسطول خلاف على سيارة بعينها، والفاتورة بلا لوحات تعلّقها كاملة. وهذا شهر لعميل بثلاث زيارات، وفي عقده خصم 10% على العمالة:
| السطر | الوصف | الكمية × السعر | الخصم | الصافي |
|---|---|---|---|---|
| زيت محرك 5 لتر وفلتر زيت — قطع | لوحة أ ب ج 1234 — 3 سبتمبر — 42,300 كم | 1 × 165.00 | — | 165.00 |
| عمالة: تغيير زيت | اللوحة نفسها | 1 × 60.00 | 10% | 54.00 |
| طقم فحمات فرامل أمامية — قطع | لوحة د هـ و 5678 — 12 سبتمبر | 1 × 180.00 | — | 180.00 |
| عمالة: تركيب الفحمات وفحص الفرامل | اللوحة نفسها | 2 ساعة × 80.00 | 10% | 144.00 |
| إطار 205/55 R16 — قطع | لوحة ز ح ط 9012 — 25 سبتمبر | 2 × 320.00 | — | 640.00 |
| عمالة: تركيب وترصيص | اللوحة نفسها | 2 × 25.00 | 10% | 45.00 |
| الوعاء الخاضع | — | — | — | 1,228.00 |
| ضريبة القيمة المضافة 15% | — | — | — | 184.20 |
| الإجمالي | — | — | — | 1,412.20 |
الخصم يُخصم من سعر الوحدة: 80 − 10% = 72 فالساعتان 144.00، و60 − 10% = 54، و25 − 10% = 22.50 فالإطاران 45.00. القطع 165 + 180 + 640 = 985 والعمالة 54 + 144 + 45 = 243، فالوعاء 1,228.00 والضريبة 1,228 × 15% = 184.20 والإجمالي 1,412.20. وتُصدر ضريبية كاملة فتُجاز قبل أن تصل إلى الشركة، ودفعتها تُثبت حين تصل بسند قبض.
وحدّ التجميع واحد: لا يتعدّى شهره. زيارات سبتمبر لا تُؤجَّل إلى فاتورة أكتوبر، لأن الضريبة تُستحق في الأسبق من التوريد أو الفاتورة أو الدفع، والزيارة المنفَّذة توريد وقع؛ وأوضح صورة لهذا زيارة قُبض ثمنها ثم بقيت بلا فاتورة. اجعل قطع الكشف في موعد ثابت متفق عليه، واكتب الفترة في بند الفاتورة صراحةً — والمنطق نفسه في فوترة العقود الدورية وفوترة شركات النقل.
قطعة اشتريتها للزبون من الخارج
قطعة ليست في رفوفك تُشترى من الوكالة ثم تُحمَّل على الزبون. فإن اشتريتها باسم ورشتك فهي قطعة من قطعك تُباع سطرًا عاديًا بسعرك. وإن صدرت فاتورة الوكالة باسم الزبون ودفعتَها نيابةً عنه فالحالة مختلفة، ولا نفتي فيها هنا: اسأل محاسبك أو ما تنشره الهيئة على zatca.gov.sa، وقبل الإصدار لا بعده. أمّا الجانب الذي تملكه أنت فلا يتغيّر: سطر مستقل موصوف — «حسّاس أكسجين — فاتورة الوكالة رقم كذا» — لا مبلغ مذاب في سطر «قطع غيار»، فالمذاب أصعب ما يُصحَّح بعد الإجازة.
رجع بالسيارة: ضمان أو خلاف على سطر
عاد الزبون بعد أسبوع بالعطل نفسه، أو رفض محاسب شركة التأجير سطرًا في فاتورة الشهر. إن أعدت الإصلاح بلا مقابل ضمن ضمانك فلا شيء يذهب إلى الهيئة؛ بطاقة عمل جديدة تسجّل ما عُمل. وإن أعدت مبلغًا أو أسقطت سطرًا فالجواب واحد: إشعار دائن (381) بقيمة ما أُعيد. لا تعديل ولا حذف — المستند المُجاز لم يعد ملفًا في جهازك، وحذفه يترك فجوة في ترقيمك بلا تفسير. وللإشعار شرطان يختلف سلوكهما: سبب الإصدار نصًّا، وغيابه يرفض الإشعار (BR-KSA-17)؛ ومرجع الفاتورة الأصلية، الذي تشترطه القاعدة لكن غيابه يعود تنبيهًا مع قبول لا رفضًا (BR-KSA-56). اكتب «إعادة فحص فرامل — لوحة كذا — سطر العمالة في فاتورة رقم كذا»، لا «تسوية». خطواته هنا، والفرق بين الإشعارين هنا.
فرعان، وجوال داخل الورشة
الفنّي يُصدر من متصفح جواله بجانب السيارة لحظة التسليم، بلا تطبيق ولا جهاز يُشترى — التفصيل هنا. أمّا فرع ثانٍ يُصدر فواتيره بنفسه فله جهازه: لكل نقطة إصدار جهاز مستقل بشهادته ورمز تفعيله وعدّاده وسلسلة بصماته. وغياب بصمة الفاتورة السابقة يعود تنبيهًا مع قبول لا رفضًا (BR-KSA-61) — فالخلل لا يوقف الإصدار اليوم، ويظهر يوم المراجعة.
ما لا نملكه
لا نظام بطاقات عمل، ولا مخزون قطع، ولا دفتر مواعيد، ولا فواتير تُصدر عنك آليًا كل شهر. دورنا أن يخرج المستند النظامي موقّعًا ومُبلَّغًا أو مُجازًا ومحفوظًا. والورشة التي تدير بطاقاتها وقطعها في نظام خاص تُصدر منه لا من شاشتنا: طلب واحد إلى واجهة REST عند إقفال البطاقة، تعود منه الفاتورة موقّعة مع PDF ورمز QR.
في ZATCA Tools هذا هو المسار كما هو: فاتورة مبسّطة بضغطات من متصفح الجوال، وفاتورة ضريبية لعميل محفوظ برقمه الضريبي وعنوانه؛ أصناف محفوظة — «ساعة عمالة»، «فلتر زيت»، «ترصيص إطار» — لكل سطر وصفه وخصمه؛ مسوّدة تنتظر تسليم المفتاح؛ عرض سعر بترقيم QT- يقبله الزبون برابط ويتحوّل إلى مسودة فاتورة؛ إشعارات بسبب ومرجع؛ سندات قبض RV- تُظهر كل فاتورة مسدّدة أو جزئيًا أو غير مسدّدة على النوعين؛ وكشف لكل عميل وتقارير تُصدَّر CSV أو PDF؛ ولكل فرع جهازه وشهادته وسلسلته. الربط بمنصة فاتورة برمز OTP واحد، وملف XML الموقّع محفوظ ست سنوات وقابل للتنزيل، وإن رُفض مستند فالسبب حقل لا لغز في مرجع الأكواد. ومن لم يُربط بعد فموعده يحدّده إيراده — هل أنت في موجة؟ ابدأ من هنا — مجانًا لخمسين فاتورة أو ثلاثين يومًا من يوم ربط منشأتك، أيهما أقرب، ثم من 49 ريالًا شهريًا؛ وبإيقاع ورشة تُصدر عشرين تذكرة في اليوم تنتهي الخمسون في يومين أو ثلاثة، فاعرف ذلك قبل أن تكتشفه.