شركة نظافة وتشغيل وصيانة تخدم شركة عقارية في موقعين: مجمّعًا تجاريًا ومبنى مكاتب. العقد يحدّد رسمًا شهريًا ثابتًا لكل موقع يشمل العمالة والإشراف والصيانة الوقائية، ويجعل المواد المستهلكة — المناديل والصابون وأكياس النفايات — على العميل بسعر التكلفة، ويسعّر الزيارة الطارئة خارج نطاق العقد، ويخصم نسبة من رسم الموقع إن تجاوز زمن الاستجابة للبلاغات الحد المتفق عليه. في آخر الشهر يجتمع كل ذلك في مستند واحد، ومعظم الأخطاء لا تظهر يوم الإصدار بل يوم يعيد قسم الحسابات عند العميل الفاتورة، أو يوم يسأل المحاسب لماذا ضُربت المواد في ضريبتين.
عميلك منشأة: فاتورة ضريبية تُجاز قبل أن تصل إليه
عملاء النظافة والتشغيل مجمّعات تجارية وسكنية، ومستشفيات، ومصانع، ومبانٍ حكومية — منشآت في الغالب الساحق. فمستند الشهر فاتورة ضريبية كاملة تحمل الرقم الضريبي للعميل وعنوانه الوطني، وتذهب إلى منصة Fatoora فتُجاز قبل أن تُرسَل إليه — والفرق بين النوعين هنا. تُضبط بطاقة العميل مرة واحدة: إخلال صيغة رقمه الضريبي يرفض الفاتورة (BR-KSA-44)، ونقص مكوّنات عنوانه يعود تنبيهًا مع القبول (BR-KSA-63) فيتكرّر صامتًا كل شهر — الحقول الستة وأين تجدها. والجهة الحكومية التي لا رقم ضريبي لها تُعرَّف برقمها بنوعه، ومقال شركات الحراسة يشرح ذلك بتفصيله.
ولا تنتقل إلى فاتورتك معاملة عميلك: كون المستشفى يقدّم رعاية صحية قد تُعامل لبعض المرضى معاملة خاصة لا يجعل خدمة النظافة التي تقدّمها له كذلك. وإن ظننت أن لعقدك معاملة غير النسبة الأساسية فاسأل محاسبك قبل الإصدار، لا بعده.
الرسم الثابت والمواد والزيارات: أسطر مستقلة بأوصافها
أقصر طريق إلى أن تعود الفاتورة سطر واحد اسمه «خدمات تشغيل ونظافة - أكتوبر» بمبلغ مقطوع يجمع كل شيء. المحاسب عند العميل يطابق الرسم بالعقد، والمواد بكشف المواد، والزيارات ببلاغاتها، والمبلغ المجمّع لا يُطابَق. فاجعل الفاتورة تقرأ كما يقرأ العقد:
- الرسم الثابت سطر لكل موقع: الكمية 1، والسعر رسم الموقع في العقد، وفي الوصف اسم الموقع والفترة ورقم العقد: «تشغيل ونظافة المجمّع التجاري - من 1 إلى 31 أكتوبر - عقد رقم كذا».
- المواد أسطر مستقلة بأصنافها أو بمجموعاتها، لكل سطر كميته وسعره، ورقم كشف المواد المرفق في الوصف.
- الزيارات الطارئة خارج نطاق العقد سطر بعددها وسعر الزيارة، وأرقام البلاغات في الوصف.
والفصل ليس ترتيبًا شكليًا فقط: حين يخصم العميل نسبة لمؤشر أداء على رسم موقع، يقع الخصم على سطر الرسم وحده، ولا يمسّ المواد ولا الزيارات. وكشف المواد وتقرير الأداء مستندان مساندان لا فاتورة: لا يذهبان إلى الهيئة ولا يحملان رمز QR، ويُرفقان بالفاتورة إن طلبهما العميل. وإن طال وصف السطر فحقل الملاحظات يحمل رقم العقد وأمر الشراء ويُطبع على المستند. والزيارة الطارئة التي تقع بعد صدور فاتورة الشهر لها فاتورتها، أو سطر في فاتورة الشهر التالي باسم شهرها — كما في فوترة عقود الصيانة الدورية.
المواد بالتكلفة: جزء من توريدك في الغالب، لا مصروف نيابة عن العميل
أكثر ما يُربك في هذه العقود عبارة «المواد على حساب العميل بالتكلفة». والسؤال الذي يحسم معاملتها: باسم من اشتُريت، ولمن سُلّمت؟
- مواد اشترتها شركتك باسمها — فاتورة المورد باسمك وبرقمك الضريبي — ثم استُعملت في خدمة العميل أو سُلّمت له: هذه في العادة جزء من توريدك أنت، تُكتب على فاتورتك أسطرًا تحمل الضريبة كسائر الأسطر، ولو بيعت بسعر التكلفة بلا ربح. «بالتكلفة» شرط تسعير في العقد، لا معاملة ضريبية.
- مصروف دُفع نيابة عن العميل — فاتورة أصلية صادرة باسم العميل نفسه، دفعتها عنه ثم تستردّها — حالة مختلفة لها شروط، وقد لا تدخل قيمة توريدك أصلًا. هل تنطبق الشروط على حالتك، وكيف يُطالَب بالمبلغ، سؤال لمحاسبك أو لما تنشره الهيئة على zatca.gov.sa قبل الإصدار، ولا نفتي فيه هنا. والقاعدة نفسها مبسوطة في المصاريف المدفوعة نيابة عن الموكّل.
وفي الحالة الأولى، وهي الأشيع في عقود النظافة، انتبه لخطأ متكرّر: «التكلفة» في العادة صافي فاتورة المورد قبل ضريبتها، لأن شركتك المسجّلة تخصم تلك الضريبة في إقرارها. فإن كتبت الإجمالي شاملًا ضريبة المورد ثم أضفت عليه 15%، حمّلت العميل ضريبة على ضريبة. والذي يحسم الرقم نص العقد ومحاسبك. واحتفظ بفواتير الموردين في ملف الشهر مرجعًا لكل سعر، فهي أول ما يُطلب حين يُسأل عن سطر مواد.
مثال محسوب: شهر واحد لعميل بموقعين
الرسم الشهري 32,000 ريال للمجمّع التجاري و12,500 ريال لمبنى المكاتب قبل الضريبة، والزيارة الطارئة 450 ريالًا، والمواد بصافي فواتير مورديها. وينصّ العقد على خصم 5% من رسم الموقع إن تجاوز زمن الاستجابة الحد في أكثر من أربعة بلاغات في الشهر، وقد حدث ذلك في المجمّع في أكتوبر: 32,000 × 5% = 1,600 ريال.
| السطر في الفاتورة | الكمية | سعر الوحدة | خصم السطر | الصافي (ريال) |
|---|---|---|---|---|
| تشغيل ونظافة المجمّع التجاري — أكتوبر، خصم 5% لزمن الاستجابة | 1 | 32,000.00 | 1,600.00 | 30,400.00 |
| تشغيل ونظافة مبنى المكاتب — أكتوبر | 1 | 12,500.00 | — | 12,500.00 |
| مواد: مناديل ورقية | 40 كرتونًا | 38.50 | — | 1,540.00 |
| مواد: صابون سائل | 30 جالونًا | 27.40 | — | 822.00 |
| مواد: أكياس نفايات | 60 رزمة | 9.80 | — | 588.00 |
| زيارات طارئة خارج نطاق العقد | 3 زيارات | 450.00 | — | 1,350.00 |
| المجموع قبل الضريبة | — | — | — | 47,200.00 |
| ضريبة القيمة المضافة 15% | — | — | — | 7,080.00 |
| الإجمالي | — | — | — | 54,280.00 |
المواد في المثال 2,950 ريالًا بصافي فواتير مورديها، وتحمل الضريبة على فاتورتك كما يحملها الرسم: 47,200 × 15% = 7,080. وخصم مؤشر الأداء على سطر الرسم نفسه موصوف بسببه، لا سطر بمبلغ سالب: كل مبلغ وكل كمية في المستند يجب أن يكون موجبًا، والسالب يرفض الفاتورة (BR-KSA-F-04). ويبقى الرسم المتفق عليه والخصم ظاهرين في المطبوع، فيطابقهما محاسب العميل بتقرير الأداء بندًا بندًا.
خصم مؤشرات الأداء: قبل الإصدار على السطر، وبعده إشعار دائن
عقود التشغيل تربط جزءًا من الرسم بمؤشرات أداء — زمن الاستجابة للبلاغ، ونتيجة جولة التفتيش، ونسبة إنجاز الصيانة الوقائية. إن كان العقد يصوغ الخصم تخفيضًا للرسم الشهري، فمكانه قبل الإصدار خصم على سطر الموقع كما في المثال. وإن وصل تقرير الأداء بعد أن أُجيزت الفاتورة، فالفاتورة لا تُعدَّل ولا تُحذف، ولا يُطرح الخصم بسطر سالب في فاتورة الشهر التالي: الصواب إشعار دائن (381) مرتبط بفاتورة ذلك الشهر، بقيمة الخصم وضريبته.
ويلزم الإشعار أمران مختلفا السلوك: سبب الإصدار نصًّا — «خصم 5% لتجاوز زمن الاستجابة في المجمّع التجاري - أكتوبر» — وغيابه يرفض الإشعار (BR-KSA-17)؛ ومرجع الفاتورة الأصلية، وغيابه يعود تنبيهًا مع القبول لا رفضًا (BR-KSA-56)، فيمرّ إشعار لا يعرف أحد أي شهر صحّح. خطوات الإشعار الدائن هنا.
وفي المثال اعترض العميل بعد الإجازة على زيارتين من الزيارات الطارئة الثلاث، واتُّفق على أنهما داخل نطاق العقد: إشعار دائن بـ2 × 450 = 900 ريال وضريبتها 135، فالإشعار 1,035.00 ريالًا، ويصير المستحق 54,280.00 − 1,035.00 = 53,245.00 ريالًا. أمّا إن صاغ العقد الخصم غرامة أو تعويضًا مستقلًا لا تخفيضًا للرسم، فتكييفه — هل يمسّ قيمة التوريد أصلًا — سؤال لمحاسبك قبل أن تُصدر به شيئًا. والعكس، خدمة صدرت فاتورتها ناقصة ثم ثبتت، إشعار مدين (383) بالشروط نفسها — والفرق بين الإشعارين هنا.
عميل واحد بعدة مواقع، وفروعك أنت
تجيز المادة الثالثة والخمسون من اللائحة التنفيذية لضريبة القيمة المضافة فاتورة ضريبية ملخّصة تجمع عدة توريدات منفصلة لعميل واحد خلال فترة لا تزيد على شهر تقويمي، تصدر في موعد أقصاه اليوم الخامس عشر من الشهر التالي. فموقعا العميل في المثال فاتورة واحدة بسطر لكل موقع، ويصلح أيضًا فاتورة لكل موقع إن كان العميل يصرف كل موقع من مركز تكلفة مستقل أو كان لكل موقع أمر شراء. العدّاد يعدّ المستندات لا المواقع، فالصورتان سليمتان.
ولا تخلط بين مبنى العميل وفرعك. المبنى الذي تنظّفه مكان تُقدَّم فيه الخدمة، لا نقطة إصدار؛ وعشرة مبانٍ لعميل واحد لا تحتاج عشرة أجهزة. الذي يحتاج جهازًا وشهادة وعدّادًا وسلسلة مستقلة هو فرع شركتك الذي يُصدر فواتيره بنفسه — مكتبك في مدينة أخرى مثلًا. وإن كان جزء من عقدك توفير عمالة بعددها وأيامها لا خدمة برسم ثابت، فطريقة فوترته مشروحة في مقال توريد العمالة وخدمات التشغيل.
الدفعات الجزئية وكشف الحساب
الضريبة تُستحق في الأسبق من التوريد أو الفاتورة أو الدفع، فضريبة فاتورة أكتوبر — 7,080 ريالًا في المثال قبل الإشعار — تدخل إقرار فترتها سواء وصل المال أم لم يصل. والعملاء الكبار يسدّدون على دفعات وبعد أسابيع. فلا تُصدر فاتورة ثانية لكل دفعة، ولا إشعارًا دائنًا لتُخفي فاتورة تأخّر سدادها: كل ما يصل يُثبت بسند قبض على الفاتورة نفسها، والسند لا يذهب إلى الهيئة. فإن وصل تحويل بـ30,000 ريال صارت الفاتورة مسدّدة جزئيًا، وبقي عليها 23,245.00 ريالًا بعد الإشعار والدفعة. واكتب على الفاتورة تاريخ الاستحقاق المتفق عليه، وقبل كل إقرار اعرف كم أصدرت وكم حصّلت ومن تأخّر من كشف حساب كل عميل.
وفي ZATCA Tools لا نُدير أوامر العمل ولا البلاغات ولا مخزون المواد، ولا نحسب الرواتب، ولا نكرّر الفواتير آليًا كل شهر. الطريق الشهري هكذا: بطاقة العميل محفوظة برقمه الضريبي وعنوانه الوطني، ورسم كل موقع والزيارة الطارئة بنود محفوظة تُختار فتملأ السطر بسعرها، والمواد تُكتب بأسعار فواتير مورديها؛ ولكل سطر وصفه وخصمه، وحقل الملاحظات يحمل رقم العقد، وتحفظ الفاتورة مسودة تراجعها على كشف المواد وتقرير الأداء ثم تُصدرها. والإشعار الدائن أو المدين يُنشأ من الفاتورة نفسها بسبب ومرجع، وسندات قبض RV- تُظهر كل فاتورة مسدّدة أو جزئيًا أو غير مسدّدة، وتاريخ الاستحقاق يُطبع عليها، والتقارير تعطي كشفًا لكل عميل يُصدَّر CSV أو PDF، ولكل فرع من فروعك جهازه وشهادته وسلسلته. ومن عنده نظام لإدارة المرافق يُصدر منه عبر واجهة REST. الربط بمنصة Fatoora برمز OTP واحد في دقائق، وإن رُفض مستند فالسبب حقل يشرحه مرجع الأكواد. ولسنا نظام محاسبة. ابدأ من هنا — أسبوع مجانًا بدون دفع من يوم ربط منشأتك، ثم بأسعار منافسة جدًا: 49 ريالًا شهريًا لباقة النمو و149 لباقة الأعمال، في نظام سلس وسريع يُصدر الفاتورة ويرسلها للهيئة في ثوانٍ.